Bonnes pratiques digitales pour la gestion d'un séminaire

Mis à jour : 28 nov. 2019

Comment gagner en efficacité dans la gestion, l'animation & la communication de vos séminaires, avant, pendant & après l'évènement ? Je vais vous révéler mes bonnes pratiques digitales pour gagner en efficacité professionnelle.

1. Définir le cahier des charges avec son manager


Pas de secret, les meilleurs lieux avec un bon rapport qualité prix se réservent un an à l'avance. Il faut donc définir dès que possible le cahier des charges de votre séminaire avec votre manager.


Il faut s'affirmer professionnellement. La spécialiste des évènements c'est vous, et non pas votre manager qui n'imagine pas tout le travail de fée que nécessite l'organisation d'un séminaire ! Personnellement à mon dernier poste j'ai signifié clairement que je ne répondrais à aucune demande sur un séminaire SANS BUDGET. Inutile de perdre du temps & de l'énergie sans directive claire.


Au minima ce cahier des charges va définir les objectifs du séminaire (thématique/cohésion d'équipe...), les dates du séminaire, le public concerné (métier/interne/externe), le nombre de participants (population anglophone & ou francophone), la zone géographique,la typologie de lieu souhaité, et le nerf de la guerre et sans lequel on navigue à vue : LE BUDGET !

Un template de cahier des charges de séminaire est disponible pour les membres sur le blog dans le menu "More"/Fichier partagé/Dossier Séminaire"


Dès que votre cahier des charges est défini, il est temps d'agir en mode projet, et de définir votre rétroplanning avec votre to-do-List pour le séminaire. De nombreux outils digitaux peuvent vous aider dans votre planification. Par exemple, vous pouvez utiliser un outil comme Tomsplanner (Diagramme de Gant/14 jours d'essai gratuit). Vous pouvez aussi travailler en mode projet et partager avec votre manager votre to-do-list avec des outils digitaux nouvelle génération et gratuit comme Trello, TODOIST, Google Tasks, TickTick...ou encore votre bon vieux Outlook !

Pour les membres un exemple de retroplanning est disponible sous l'espace membre/fichier partagé.

2.Vos alliés pour une recherche de lieux

Personnellement, partir à la "chasse" au lieu idéal pour un évènement est l'une de mes activités favorites dans l'organisation d'un séminaire.

Pour une recherche de lieux originaux partout en France avec un descriptif des salles de réunions et un indicatif de la tarification pour une journée de séminaire, mes chouchous sont les sites Kactus, & Snap Events (en plus SNAP propose des options d'animations très sympa).Pour la recherche de lieux pour une soirée, pour privatiser un bar, un rooftop, un restaurant j'utilise la plateforme Privateaser.





Vous pouvez également faire appel à un prestataire spécialiste en recherche de lieux qui respecte votre cahier des charges et négocie les prestations et les tarifs auprès de leurs prestataires sans frais d'agence. L'avantage majeur est qu'il suffit de référencer l'agence qui prendra en charge la facturation de l'ensemble des prestations. Dans de grands groupes il peut devenir de plus en plus complexe de référencer des prestataires donc centraliser les dépenses sur un seul fournisseur, c'est plus pratique et un gain de temps sur la gestion de vos factures. Une agence peut également vous épauler dans l'organisation du séminaire en incluant des frais de gestion.

Pour l'organisation de séminaire à l'étranger je recommande l'appel à une agence spécialisée car il y a souvent des différences culturelles importantes & il faut éviter les déconvenues et les mauvaises surprises.


3. Pré-sélection de lieux et visites

Vous avez présélectionné des lieux en s'assurant de leur tarification & disponibilité. Idéalement j'en présélectionne 3 qui correspondent au cahier des charges et je demande un avis pour consultation auprès de mon manager.


La communication est clé pour la bonne gestion de votre évènement et parfois il est difficile de trouver du temps avec votre manager pour un briefing sur le séminaire. Vous pouvez mettre en place un OneNote partagé avec votre directeur pour lui soumettre votre pré-sélection de lieux.

Via ce OneNote vous pouvez créer un onglet où vous présentez les caractéristiques principales des trois lieux avec photos pour faciliter une prise de décision rapide. Votre manager peut aussi ajouter des commentaires et vous recevrez une alerte dans votre boîte email lorsqu'il a modifié votre OneNote. OneNote peut ainsi se transformer en outil collaboratif.


Une visite des lieux s'impose pour valider définitivement le lieu qui corresponds le mieux à votre cahier des charges.

Une check-list de contrôle d'un lieu de séminaire est disponible pour les membres sous partage de fichiers /séminaire

En complément d'un lieu de qualité il faut également des prestataires de qualité, pourquoi ne pas faire confiance à des fournisseurs testé & approuvé par des assistantes et consulter le listing des fournisseurs disponible sur le blog pour les membres ( Se connecter en tant que membre/Menu/Fichier partagé/Fichier fournisseur).


4. Une communication de qualité avec vos participants

Vous avez confirmé le lieu de séminaire et géré toute la partie logistique avec le prestataire pour réserver le lieu (gestion de la facture et du prépaiement). Il est temps de se concentrer sur vos participants et lancer l'invitation officielle au séminaire. Et pourquoi pas le faire avec style, comme une pro de la communication via une plateforme comme EventBrite (le plus connu mais option payante pour "évènement privé professionnel"), Hello Asso (plus dédié pour évènement perso ou associatif) ou le challenger Dooliz avec un site dédié à l'évènement et une option gratuite jusqu'à 100 invités.

L'avantage de ces plateformes, c'est la gestion du listing des participants automatisé et des options d'emails automatiques (confirmation de participation suite à l'inscription sur le site), un tableau de bord. Ce type de plateforme peut être intéressant si votre évènement ne touche pas qu'un public interne.

Si vous avez un réseau social d'entreprise comme Yammer, Slack, Workplace, vous pouvez créer un groupe dédié à votre séminaire et l'ensemble des informations seront EXCLUSIVEMENT communiquées via ce groupe (infos logistique, planning, communication, photos, vidéos) avant, pendant & après le séminaire.


Cela fait plusieurs années que j'ai expérimenté cette pratique, car en tant qu'assistante on joue souvent l'option "Pompier" en séminaire. On reçoit beaucoup de sollicitations par email avec le même type de requêtes de l'ensemble des participants. Communiquer sur un seul groupe, une seule plateforme permet de gagner en transparence, simplicité, fluidité & cela désencombre votre boîte email. Vous gagnerez en zen attitude & cela créé une interactivité inédite entre les participants avant le séminaire.

Pour les membres du blog, j'ai créé un guide sur les bonnes pratiques pour animer un groupe séminaire sur un réseau social d'entreprise (Menu/More/Fichier partagés/Séminaire).

Pour soigner vos communications, vous pouvez utiliser des outils gratuits comme canva pour créer des graphismes en quelques minutes sans faire appel à une agence (gain de temps & d’argent !), & utiliser des images & courtes vidéos libres de droit sur le site Pixabay pour illustrer les présentations PowerPoint.

Pour mon dernier séminaire, j’ai utilisé de courtes vidéos d'intro pour introduire des séquences comme "Welcome" ou la "pause-café" que j'ai inclus dans les présentations Powerpoint.

Ci-dessous un exemple de vidéo disponible sur PIXABAY :

5. Des évènements interactifs pendant les présentations

Comment rendre les présentations plus interactives et surtout libérer la parole pendant les événements ? Il existe désormais des solutions qui permettent de recueillir les questions à chaud sur les présentations présentées et de préparer des sessions de questions réponses avec garantie d'anonymat.

Cela permet de libérer la parole et d'organiser des sessions par exemple avec le comité de direction avec une filière métier. Un outil testé et approuvé est BEEKAST l'outil est simple de prise en main, et permet de multiples options (outil payant mais cela peut valoir le coup de le mettre en place en entreprise pour l'animation de formations et réunions). Il existe aussi une solution avec moins d'options mais a coût plus réduit https://fr.interactive-wall.com/entreprise ou vous pouvez aussi créer gratuitement des petit quizz et voir en temps réel les résultats via Kahoot.

Pour les personnes qui ne peuvent pas assister aux présentations vous pouvez aussi filmer en live les présentations & les diffuser en direct si vous disposez d'un réseau social d'entreprise comme Workplace by Facebook (même principe que Facebook Live). Cela ne demande qu'un faible investissement au niveau matériel : voici le kit MacGiver pour filmer en live : un smartphone avec recharge (les batteries se déchargent rapidement après quelques heures de vidéo), un pied photo adaptable smartphone avec micro & un groupe dédié à l'évènement ou vous diffusez en direct les présentations. J'ai testé cette option, le plus c'est qu'il est possible de consulter la vidéo sur le groupe après le live. A noter qu'il faut que la scène soit correctement éclairée pour un rendu visuel optimal.

Pour rendre ces moments de réunion inoubliable vous pouvez aussi créer des temps forts. Ne pas négliger de prendre des photos lors des présentations, les pauses, repas, activités teambuidling pour un bel album souvenirs pour votre réseau social d'entreprise. Bien sûr, si vous pouvez faire appel à des renforts pour jouer au paparazzi (un collègue fou de photo ou des stagiaires fou d’Instagram, ou un chargé de communication). Il ne pas hésiter à faire appel à des renforts, difficile d'être au four et au moulin quand on gère un évènement !

Pour des idées d'activités de teambuilding avec un maximum d'impact consulter l'article "Top 3 des activités pour cultiver la bonne humeur au bureau"

6. Après l'évènement il est temps de faire le bilan

Mission accomplie après plusieurs mois de travail acharné & une orchestration menée d'une main de maître vous pouvez souffler votre chef d'œuvre vient de s'achever. Il ne reste plus qu'une dernière étape le bilan. A chaque évènement je prends une phase de recul pour voir les points d'améliorations possible pour de futurs évènements. Il est important de recueillir le feedback de votre direction, collaborateurs et participants. Le meilleur outil est l'enquête de satisfaction pour recueillir l'avis des participants nottament sur l'organisation & la logisitque de l'évènement. Vous pouvez créer un formulaire d'enquête via TypeForm ou GoogleForm.


Après cette ultime étape il est temps de faire une "danse de la joie" amplement méritée !



N'hésitez pas à commenter cet article en partageant vos retours d'expérience, le partager s'il vous a plu, La Magie c'est vous !

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