Check-List Intégration Collaborateur

Mis à jour : 7 oct. 2019

Quelles sont les étapes à respecter pour assurer une bonne intégration et y ajouter une dose de "happy touch", la petite dose de magie qui fera que cette intégration se passera dans les meilleures conditions ?

En tant qu'assistante on a un rôle central à jouer en tant qu'organisatrice & ambassadrice dans l'intégration des collaborateurs. La période d'accueil est déterminante dans l'intégration d'un nouveau membre de l'équipe. Il faut s'assurer qu'il arrive dans les meilleures conditions & qu'il s'intègre à son nouvel environnement, prenne ses repères et participe aux rituels de la vie de l'équipe pour une intégration en douceur.

Quelles sont les règles de base dans l'intégration d'un collaborateur ?


Voici quelques conseils fondamentaux :

- ANTICIPATION : N'attendez pas la veille de l'arrivée de votre collaborateur pour le préparer, si votre manager a tendance à vous prévenir en dernière minute, il faut lui rappeler que certaines procédures nécessitent plus d’un jour à se mettre en place (achat d'un pc/installation des logiciels etc.…) et que c'est dans son intérêt que tout soit opérationnel le jour J de l'arrivée du nouveau salarié.


- COMMUNICATION : La semaine précédant son arrivée, préparez et diffusez la note d'information de l'arrivée de votre collaborateur. Présentez votre nouveau collaborateur à l'équipe et aux autres équipes de l'étage le jour de son arrivée. Organisez un petit déjeuner ou un déjeuner d'équipe le jour de son arrivée.


- CONVIVIALITE : Préparez un Welcome Kit à remettre le jour de son arrivée. Jouez le rôle de la Marraine qui expliquera le mode de fonctionnement de l'entreprise, les locaux, la culture d'entreprise.



Check-List d'Intégration


J-30


- Planning d'intégration : Construire le planning d'intégration avec le manager avec les rendez-vous individuels avec les membres de l'équipe (brève présentation de leur missions) et rendez-vous clés avec d'autres collaborateurs ayant un rôle clé dans ses missions. Bien sûr on programme soit un petit-déjeuner d'accueil ou un déjeuner avec l'équipe la semaine de son arrivée (idéalement le premier jour pour marquer son arrivée). N'oubliez pas dans le planning de programmer un point avec le nouveau salarié pour le briefer sur les procédures groupes et outils (outils réservation voyage, note de frais etc.…).

-Informatique & logistique : Le must have pour un collaborateur est d'avoir son matériel informatique (avec tous les accès/logiciels), sa téléphonie, les fournitures de bureau, son badge, carte cantine et prévoir un "Welcome Pack".

-Parrain/Marraine : Avoir un repère dans l'entreprise est important, pourquoi ne pas "recruter" un parrain ou une marraine qui fera découvrir les codes, la culture d'entreprise. Il faut intégrer un point café/rencontre avec le parrain lors de la première semaine d'intégration.


- RH : Faire le lien avec la RH pour s'assurer que le salarié aura bien son accueil RH le jour J, intégrer le rendez-vous RH dans le planning d'intégration.

Le Welcome Pack Idéal


Un welcome pack c'est un petit kit d'arrivée remis a chaque collaborateur. Vous pouvez lui remettre un tote bag de l'entreprise avec un mug, une gourde pour la fontaine d'eau, le livret d'accueil de l'entreprise, un bloc note & stylo personnalisés au nom de l'entreprise, une station universelle de recharge pour mobile... C'est bluffant mais c'est un petit geste très apprécié par les nouveaux arrivants.


J-15


Il est temps de peaufiner la communication et de préparer la note d'arrivée du collaborateur avec une photo, une description de son parcours et pourquoi "des fun facts" qui en disent plus sur sa personnalité (en fonction de votre culture d'entreprise). Le but de cette note est qu'elle soit non seulement diffusée auprès de ses proches collaborateurs mais également à l'ensemble des salariés via vos canaux de diffusion habituels - email voire votre réseau social d'entreprise (Yammer, Workplace, Slack...).

Transmettre au futur salarié un email de bienvenue avec une roadmap de sa première journée avec le planning d'intégration et lui transmettre les coordonnées de son parrain/marraine.


J+30


Règle d'or le jour de son arrivée, il faut que tout soit prêt, que son bureau lui soit attribué avec son kit de bienvenue, les fournitures de bureau, son pc et que tout fonctionne !

Il est tout aussi important que le nouveau venu ne se sente pas isolé dans l'équipe. Vous allez jouer un rôle clé pour qu'il se repère et trouve ses marques non seulement dans l'équipe et dans l'entreprise.


Faites-lui visiter les locaux, organisez un café avec l'équipe et pourquoi pas un petit tournoi de ping pong, faites-lui prendre ses marques et se sentir bienvenue dans sa "nouvelle maison".

Vous pouvez aussi organiser une semaine après l'arrivée du collaborateur un petit déjeuner d'équipe qui sera une sorte de crémaillère pour le nouvel arrivant où il recevra quelques cadeaux de l'équipe pour personnaliser son bureau (plante verte, élément déco...). Vous pouvez organiser une cagnotte ou un petit budget pour ce type d'attention.




#OnBoarding Check List Intégration#

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