Comment fixer son tarif d'assistante freelance ou virtuelle ?

Le tarif journalier d’un freelance fait souvent l’objet d’une polémique…Brisons un tabou et partons de mon tarif journalier de 400 € pour 8 h travaillé – je peux obtenir des réactions négatives- la fameuse hantise du freelance la rengaine du client « C’est trop cher ! ».

C’est sûr qu’en regardant des plateformes de freelances au niveau tarification on en voit de toutes les couleurs et ne parlons pas de prestations de services externalisées à l’étranger (Madagascar, Philippines.).

Pourquoi les prix de freelance paraissent-ils si élevés ? Comment fixe-t-on son tarif en tant qu'assistante virtuelle ? Nos prestations valent-elles « vraiment » les prix pratiqués ?

Dans un monde idéal pour le client, toute prestation serait de qualité, peu coûteuse et effectuée dans un temps record.

Tout travail de qualité mérite une rémunération équivalente à sa qualité perçue et reconnue. On ne paye pas une Ferrari avec le budget d’une Mini Cooper. Bien sûr je n’exigerais jamais le tarif d’une Ferrari et mon métier est ma passion, mais je l’exerce également pour vivre et pour pouvoir continuer à exercer mon activité sereinement.

A travers cet article, je souhaite vous guider pour comprendre le prix d'un freelance et comment fixer votre prix en tant que freelance. 👇



Dans les coulisses d’un freelance et le travail invisible

Spoiler alerte : Après la lecture des coulisses d’un freelance vous allez sûrement vous dire : « Je n’imaginais pas qu’il y avait tant de travail en coulisse ».

Quelle est la valeur du travail d’un freelance, le temps réel passé sur une prestation quel que soit sa nature (gestion des réseaux sociaux, évènementiel, site internet, etc…) ?

En tant qu’assistante freelance je vends bien plus qu’un service, je vends tout un processus pour arriver au produit final "clé en main" pour mon client.

Prenons l’exemple d’une prestation comme la gestion des réseaux sociaux.

De loin, on peut imaginer que gérer des réseaux sociaux, c’est à la portée de tous, y compris de son neveu de 15 ans né avec un smartphone dans la main.

Détrompez-vous, si vous voulez un travail de professionnel aguerri, gérer des réseaux sociaux c’est bien plus que de réguler les conversations en gentil Community manager. Après tout dépend de la qualité, et du professionnalisme que vous voulez investir (nb : embaucher son neveu de 15 ans n’est pas recommandé voire complètement borderline & illégal 🙈.🙉. 🙊‍ !).

Le travail préparatoire à la gestion de vos réseaux sociaux



LA VEILLE


Toute gestion de réseaux sociaux commence par un travail de veille. Une veille concurrentielle pour déterminer le positionnement de vos concurrents, une veille informative sur votre secteur d’activité pour se tenir au courant des tendances et éventuellement partager ces actualités sur vos réseaux sociaux (en fonction du réseau social), ou encore d’autres veilles si d’autres besoins ont été identifiés en amont. Même en investissant dans une solution de veille « automatisée » avec une intelligence artificielle qui me présélectionne des actualités, je n’échappe pas à la surcharge informationnelle et au tri des actualités.

Mettre en place, un processus de veille de qualité, cela prend du temps. Je ne consacre pas moins de 5h par semaine en terme de veille, non seulement pour mes clients, mais à titre personnel pour mon activité. Sans compter la veille sur les réseaux sociaux (Twitter, LinkedIn).

LA CREATION DE CONTENUS

La création de contenus digitaux pour la diffusion sur les réseaux sociaux prend du temps, même si on utilise des outils comme Canva (création graphique), choisir le bon modèle, personnaliser un modèle pour qu’il colle parfaitement à l’identité graphique de son client et le faire valider par celui-ci. Cela fait partie une fois de + du travail invisible.

Et ne parlons pas de gestion de contenus plus complexes comme la création de tutoriel vidéo (entre la création de la vidéo, le montage audio et vidéo, insertion de sous-titres…) ou le montage de Podcasts.

Toute proposition transmise à un client est un produit finalisé qui aura nécessité minima 30 minutes à plusieurs heures de travail en fonction du format proposé.


Le temps non-facturable (cet invisible méconnu !)


Pour tout indépendant, freelance, entrepreneur de tout poil, travailler c’est aussi sourcer de nouveaux clients en prospectant, créer du contenu sur les réseaux sociaux pour gagner en visibilité, prouver son expertise, on peut développer des trésors de communication digne d’une agence de communication et déployer des stratégies marketing comme des pro !

Sans compter la veille pour suivre les tendances, sa concurrence. Et le temps consacré à l’autoformation. Personnellement je m’autoforme via des moocs, via ma bibliothèque de contenus de blog de freelance (via l'outil mix), les podcasts et j’ai choisi de me spécialiser encore plus sur le digital à la rentrée prochaine avec une formation de deux jours par semaine en tant que créateur de contenu digital (content manager) pour affiner encore plus mon expertise auprès des professionnels.

Toutes ces missions de l’ombre de l’entrepreneur ne génèrent aucune rémunération directe contrairement à un salarié qui sera rémunéré y compris pendant ces congés, ces formations.

Et parlons des vacances !

Un freelance est indépendant il n’a pas de lien de subordination avec ses clients, par essence il peut prendre des congés quand il le souhaite. Enfin si celui-ci a bien calculé une réserve de trésorerie (rappel la personne qui aura calculé un coût à 25 € horaire n’aura quant à elle aucune réserve de trésorerie – adieu un repos bien mérité !).

Rappelons qu’un freelance contrairement à ces camarades salariés ne bénéficie pas de congés payés, ni d’assurance chômage, ni prime de précarité, adage des salariés.

Les charges variables en fonction du chiffre d'affaires

Vous saurez tout sur nos charges variables (calculé en fonction du chiffre d’affaire) en tant qu’entrepreneure :



Et encore un impôt (local cette fois-ci). La CFE (cotisations foncières des entreprises), anciennement dénommée taxe professionnelle. Celle-ci est assimilable à la taxe foncière des particuliers. Son montant varie entre 200 € et 2 200 € environ, selon le chiffre d’affaire mais aussi la valeur locative du bien occupé pour l’activité et le taux voté par la commune de domiciliation de l’entreprise.

Les charges fixes mensuelles

En toute transparence, je vous dévoile mes charges fixes mensuelles. J’ai actuellement un statut de micro-entrepreneure j’ai des frais fixes qui ne sont pas déductibles, j’assume donc intégralement ces coûts fixes :



A ces frais fixes peuvent s’ajouter :

· la mutuelle entre 30 et 80 € par mois

· prévoyance santé environ 30 € par mois

· la location d’un bureau d’un espace de coworking soit environ 400 € par mois

Et si on multipliait mon tarif journalier par le nombre de jour par mois ?

12 000 € ce chiffre tourne le tournis, mais pensez-vous concrètement que je mon temps de travail effectif est de 30 jours par mois (ok pas très déontologique de travailler 7jours sur 7 !), en comptant tout le travail d’orfèvre en temps non facturable ? Quel est donc le temps de travail effectif d’un freelance sur un mois ?




Comment calculer le temps de travail effectif ?

Je travaille 5 jours par semaine, soit 250 jours par an.

Dans le meilleur des mondes, je m’octroie en grand luxe, le même régime de congés payés que les salariés soit 5 semaines de congés payés par an (soit 25 jours de trésorerie). Et si je tombe malade pendant l’année il faut aussi penser aux jours « freelance malade ». On peut déduire 7 jours par an supplémentaire pour les arrêts maladies (à la charge exclusive du freelance sauf s'il a souscrit à une mutuelle). On arrive à un total de 220 jours « travaillés » par an.

Mais ce serait oublier tout le temps non facturable indispensable à notre activité. Si on part sur une estimation de 40 % de son temps, seulement 60 % des 22O jours seront facturés, soit 132 jours.

Oui tout de suite, là on est loin des 30 jours facturés au mois, et les 12 000 € sombrent aux oubliettes. Si on rapporte 132 jours à 12 mois, on chute à 11 jours facturés au mois, soit rapporté à mon taux journalier un maximum de 4400 € par mois (et après on n’oublie pas qu’il y a tous les charges fixes et variables non déductibles). Et cela implique que dans le meilleur des mondes j’ai un carnet de commande bien rempli, chaque mois.

Le calcul de revenu souhaités

Si on part du salaire moyen d’un cadre en France de 4000 € brut (Source APEC), soit 48 000 € par an, on obtient le calcul suivant :

Taux journalier minimum possible : 48 000 € divisés par 132 jours facturés = 363 € par jour

A ce taux journalier peut s’ajouter l’expérience, l’expertise, et le petit + de chaque freelance

Ce qui fait dans ce cas de figure un taux horaire de 52 €

Rappel : Ce taux journalier n’équivaut pas au bénéfice du freelance, a ce taux journalier doit être déduit toutes les charges (fixes & variable soit près de 30 à 50 % de frais en fonction de son statut juridique).

La valeur ajoutée d’une assistante freelance

Le guide du client idéal, son bras droit

Une assistante freelance a plus d’une corde à son arc grâce à ses expertises, elle guide, oriente son client afin de répondre aux mieux aux besoins avec du sur-mesure.




Les compétences

Les compétences d’un freelance varient d’une personne à une autre et on tend à développer notre unicité, notre facteur différenciant en se spécialisant. Chacun se distingue en fonction de ses expériences (en France et ou à l’étranger), parcours en grandes entreprises ou exclusivement startup, TPE, PME, ou dans des secteurs très spécialisés (ex : médico-social).

En définitive un freelance ne devrait pas fixer le prix de sa prestation en fonction du client, mais en fonction de la valeur du travail et des charges de son entreprise. La durée du projet, sa complexité, les savoir-faire nécessaires doivent être les seuls éléments variables pour le prix final.

Non – disons le haut et fort- « Un Freelance ce n’est pas cher ! ». beaucoup dénigrent des professions comme les experts administratifs comme les assistantes, mais vous trouverez de vraies perles parmi les assistantes virtuelles qui sont de vrais bras droits de dirigeants, d’infopreneurs, coachs, consultants et qui sont indispensables pour leur business. Ce sont des héroïnes de l'ombre comme tous les freelances !

Lors de ma première négociation avec un client, qui m’a demandé de but en blanc, une tarification pour la gestion de sa communication digitale. Je lui ai demandé quel est le prix qu’il estimait pour le développement de sa notoriété, sa réputation ? Quelle est la valeur de son entreprise en termes de communication ? Après tout, ce n’est pas le prix qui importe c’est la valeur que l’on apporte en tant que freelance. N’acceptez pas qu’on diminue le champ de vos compétences, vous avez une valeur, votre expertise.

Et si on comparait mon taux horaire de 50 € avec celui d’un expert -comptable (90 €), plombier ou garagiste (70 €) ? J’aurais dû peut-être me convertir en expert-comptable si mon unique but était de générer 12 000 € de chiffres d’affaires mensuel en tant que freelance…mais je n’aime pas les chiffres et j'aime trop mon métier !

Pour assurer la viabilité & la sérénité d’une activité de freelance il faut donc calculer avec vigilance son tarif journalier et son tarif horaire.

Un freelance (basé en France) qui propose un tarif en dessous de 35 € de l'heure ne peut générer une activité sereine et viable sur le long terme. Notre travail est notre passion mais l'exerçons aussi pour vivre et pour pouvoir continuer à exercer notre activité sereinement.

En tant qu'entrepreneur nous passons en moyenne 40% de notre temps pour la gestion courante de notre activité (administratif, commercial, communication...).

Il faut développez une relation gagnant-gagnant avec votre client et facturer à votre juste valeur vos prestations !

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