Comment organiser & fédérer votre réseau d'assistante ?

Dans le premier opus dédié à la mise en place d'un réseau d'assistantes j'ai dévoilé les étapes clés pour créer votre réseau. Mais comment organiser votre réseau, répartir les rôles, optimiser vos temps de partage lors des réunions & créer du lien ? Voici mon retour d'expérience sur les bonnes pratiques pour animer & fédérer votre réseau métier.




Le sujet qui fâche le leadership…


Autant commencer par le nerf de la guerre, la question du leadership. La principale difficulté auquelle je me suis confrontée est de se mettre bon gré mal gré dans le rôle du leader. J'aurais bien volontiers délégué ce rôle mais curieusement personne n'a accepté cette mission. Donc il faut accepter "la grande solitude du leader" quand on anime un réseau métier.



En tant qu'animatrice du réseau, vous avez pour rôle d'animer les réunions, créer du lien entre les assistantes, partager les bonnes pratiques via des ateliers, régler des dysfonctionnements via des groupes de travail. Cette fonction nécessite donc de s'affirmer en tant que leader et d'affirmer des orientations pour le bénéfice de la communauté.




Et il faut assumer que certaines orientations ne seront pas nécessairement bien accueillies par l'ensemble de la communauté qui ne perçoivent pas les intérêts à court terme, ou se révoltent contre toute conduite du changement (oui c'est sûr c'était bien mieux avant !). Il faut toujours agir avec un maximum de pédagogie, prendre le temps nécessaire pour expliquer les orientations du réseau, et surtout accepter qu'on ne pourra JAMAIS convaincre tout le monde. Sinon vous vous épuiserez, c'est un peu comme se battre contre des moulins à vent sauf si vous êtes un brin masochiste et vous vous sentez l'âme d'un Don Quichotte au féminin !

Il ne s'agit pas non plus d'un concours de popularité, et être élue "la reine de la promo". Le leadership est très mal accepté par la communauté des assistantes qui préfère de loin rester dans l'ombre que d'être sous le feu des projecteurs. Si vous êtes uniquement animée par l'ambition,vous faites fausse route. S'engager pour un réseau ce n'est pas penser pour soi, mais en priorité pour les autres. Cela n'empêchera pas certains de vos pairs d'être persuadés que vous le faites uniquement pour gagner en visibilité à des fins personnelles.Et il faut toujours prendre du recul, accepter les critiques, et si celles-ci sont fondées il faut faire des concessions, ce n'est pas "votre réseau", c'est un réseau "par" et "pour" les assistantes.


Votre plus sûr allié est le temps pour convaincre les personnes les plus récalcitrantes et sceptiques, n'oubliez pas que c'est avant tout une course de fond. Ne restez pas isolée dans votre mission,soyez toujours à l'écoute de vos pairs. Notamment ceux qui vous ont soutenu lors de la phase du projet pilote, ils pourront vous rebooster & vous soutenir dans vos périodes de doute. Et parmi vos alliés n'oubliez pas non plus vos sponsors (RH & direction) qui apportent toute la légitimité a votre démarche, mais cela nécessite des points réguliers avec ceux-ci.



La grande question de la répartition des rôles


Après votre grand oral de présentation du réseau d'assistante il faut organiser une réunion de lancement officiel, ou vous réunissez toutes les assistantes qui se sont portées volontaire pour être membre du comité de pilotage ou pour participer aux groupes de travail.


Lors de cette réunion "kick off", vous rappeler les rôles et missions de chacune et vous pouvez définir les règles du réseau.


Pour mon réseau en tant qu'animatrice j'assumais la plupart des responsabilités et la charge de travail la plus importante pour minimiser la charge de travail des assistantes participant au réseau. Je me suis beaucoup investie et j'aurais apprécié avoir encore plus de soutien dans cette charge de travail, mais il a été très difficile de recruter des assistantes "leaders".

Voici les missions respectives telles que définies dans mon réseau avec un comité de pilotage et des groupes de travail afin de capitaliser sur nos savoir-faire, bonnes pratiques et grandir ensemble autour d'un projet commun.



Dans un monde idéal, dès le début du réseau j'ai voulu mettre en place un mode 100% participatif, que chacune des assistantes puissent être dans l'instance de décision, en se portant volontaire pour être membre du comité de pilotage ou membre de groupe de travail.


Mais j'ai très vite réalisé que plus il y avait de monde dans une réunion plus il est difficile d'accorder nos violons, nos visions respectives, et qu'il vaut mieux pré-cadrer les échanges pour partir dès le départ dans la bonne direction. Le mieux étant de cadrer le cadre général des échanges avec quelques assistantes représentative de votre communauté (une assistante avec de l'ancienneté et une assistante "récente" qui prend encore ses marques) et pour les groupes de travail il faut identifier les assistantes qui ont le plus d'expertise vis-à-vis du sujet.


Mode de participation collaboratif du réseau d'assitante

Comment briser la glace et créer du lien ?


Comment créer une activité ludique avec zéro budget ? On peut exprimer nos talents de DYI, on est la reine de la débrouille en mode Mc Giver. Il suffit d'une imprimante et lot de gommettes et d'un brin d'imagination. Je me suis "amusée comme une enfant de maternelle à découper des cartes et ajouter des gommettes de couleur au dos.



Pour briser les silos et créer du lien entre des assistantes qui ne se connaissent pas lors de la première réunion j'ai préparé un brise-glace autour de la mise en avant de la personnalité de chacune. J'ai créé un jeu de cartes autour de code couleurs avec des affirmations révélatrices

de nos traits de caractère. Sachez que pour ce jeu, je me suis inspirée d'une méthode officielle déployée par des consultants en formation ( 'méthode insight").


Le but du jeu, chacune avait un jeu de cartes différentes avec des affirmations différentes, elles ne devaient conserver en main que les cartes qui leur correspondaient mais échanger les cartes qui ne leur correspondaient pas auprès d'autres assistantes, cela leur permettaient de faire connaissance. A la fin, chacune des assistantes retournaient son lot de cartes pour compter le nombre de gommettes par code couleur pour déterminer sa couleur dominante.


Et pas de surprise, une seule assistante est ressortie en mode leader, le reste dans un beau dégradé de bleu (analyse) vert (humain) et je suis ressortie la seule dominante jaune (créatif). Il est important de connaître les dominantes de personnalité pour travailler de manière efficiente et en bonne intelligence. Il semble évident que si vous travaillez par exemple avec un groupe dominant de rouge, il ne sera pas évident d'avancer en mode collaboratif.


Pour en savoir plus sur les caractéristiques générales de ces codes couleurs, voici une petite infographie. Il est important dans un groupe d'avoir une bonne harmonie & de se nourrir de nos différences.


Code couleurs personnalité Insight

Comment définir les règles du groupe ?


En bonne autocrate et leader j'avais prédéfinie les règles du réseau et j'ai demandé aux assistantes du réseau si elles validaient ces règles et souhaitaient en ajouter. Motion adoptée sans changement demandé (ah le bonheur suprême de la dictature collaborative !). Voici les règles de vie du réseau pour des échanges constructifs.





Comment gérer au mieux vos temps de partage lors des réunions ?


Pour ma part pour toutes les réunions j'organise toujours des temps de partage autour d'une question problématique par petits groupes avec une restitution par groupe.

J'ai choisi cette solution car si on pose le sujet général cela peut vite dégénérer en vaste cacophonie, avec le phénomène du poulailler ou seules les plus grandes gueules vont prendre la parole au détriment des plus effacées. Or j'ai toujours mis un point d'honneur à maximiser les temps d'échange, les points de vue de chacun et il faut optimiser au maximum le temps de travail en réunion. En tant qu'animatrice lors de ces travaux de brainstorming par sous-groupe je m'assure que même les personnes les plus timides affirment leurs opinions lors de ces échanges, et une personne plus "leader" fera une restitution de leurs échanges.


C'est une manière très productive pour rassembler le maximum d'idées et de pouvoir avancer en mode collectif. Je n'ai pas le syndrome de la réunionite aigüe et je préfère les réunions efficientes à passer deux heures à s'épuiser à jouer le rôle du maître de cérémonie. D'ailleurs pour vos réunions pour les régler d'une main de maître, je vous conseille de désigner un maître du temps qui contrôle le respect du temps et une personne ne charge du compte-rendu. Il faut déléguer pour responsabiliser les membres du groupe.

Et comment fédérer l'ensemble des assistantes ?


Dans un réseau d'assistantes, il n'y a pas que des assistantes "actives" qui participent activement au réseau via le comité de pilotage ou les groupes de travail, il y a une grande majorité d'assistantes "passives". Le but d'un réseau est de fédérer l'ensemble des assistantes il faut donc également prévoir des activités qui toucheront l'ensemble des assistantes.


Les activités les plus "populaires" pour rassembler sont les ateliers de bonnes pratiques, meet up café, matinales , dégustation de plateaux repas traiteurs etc...


Bien sûr il faut être totalement transparent et communiquer auprès de l'ensemble des assistantes sur l'avancée des projets, les réunions, cela passe par un groupe dédié sur le réseau social d'entreprise, par la diffusion des comptes-rendus de réunion et d'une newsletter.


Bilan Réseau Assistantes Ateliers, GT, matinales...

Vous l'aurez compris, on ne s'improvise pas animateur d'un réseau métier, et cela demande une palette de talents, entre médiateur, McGiver et communicant, mais on peut se reposer sur un réseau d'experts en interne pour développer ces talents (entre autre vos sponsors). Sans oublier la force des réseaux externes d'assistantes leader de réseau toujours disponible pour donner des conseils. C'est la force d'un réseau métier, la solidarité & la résilience.


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