Créer un réseau d'assistantes les facteurs clés de succès

Mis à jour : 31 oct. 2019

Confidence pour confidence…Après une expérience à dominante internationale, lorsque j'ai intégré ma première entreprise française j'ai été confrontée à un véritable choc des cultures. J'ai été frappée par le phénomène de rétention d'information, le manque de transparence et le peu d'échange de bonnes pratiques…Un peu comme si chacun détenait "son précieux", "son anneau de connaissances", qu'il ne faut surtout pas partager…


Ce choc des cultures a été un peu rude, mais j'ai décidé de jouer la carte de la contreculture, car ce manque de transparence est au final contreproductif. Il nuit à une organisation et à l'intégration de nouveaux salariés qui doivent se débrouiller au mieux pour se repérer dans leurs fonctions et leurs environnements.


Quand on fait partie d'une communauté métier on a par définition des tâches communes, des process communs, on produit le même type de documents etc… Pourquoi diable perdre du temps à réinventer l'eau chaude constamment si nos pairs ont déjà réalisé le même type de documents ?


Dans le cadre d'une communauté métier, pourquoi ne pas rassembler nos connaissances, nos bonnes pratiques ? Et si la mise en place d'un réseau d'assistantes est la solution pour gagner en efficacité & en performance au quotidien ?



On ne le réalise pas, mais en tant qu'assistante, on est un peu "la mémoire vivante" d'une entreprise, on connaît les process, les procédures, les outils, et l'humain est au centre de notre activité, on sait "qui fait quoi" (Qui met constamment à jour les fichiers contacts pour les diffusions de notes, procédure groupe ? Nos listes de contacts sont souvent bien plus à jour que celles des services RH & Communication !).


Autant d'informations précieuses qu'il faut capitaliser et qui sont utiles non seulement pour les assistantes mais rayonnent souvent bien au-delà de cette communauté, par exemple dans le cadre de l'intégration de nouveaux collaborateurs.




A ce stade vous comprenez l'intérêt de mettre en place un réseau métier. Mais comment s'y prendre ?


Quelles sont les étapes clés pour la mise en place d'une communauté métier, voici mon retour d'expérience.


A la base une idée que j'ai osée exprimer lors d'un entretien annuel d'évaluation…


Il faut parfois faire preuve d'audace et savoir saisir les opportunités.Lors de mon entretien annuel d'évaluation, j'ai partagé cette idée de communauté pour le partage et la centralisation de nos connaissances métier. Mon directeur a été ouvert à cette idée et il m'a donné de précieux conseils pour la challenger. Il m'a conseillé de me rapprocher du service ressources humaines pour obtenir leur aval et lancer le projet.


1ière tentative…


Ce serait beaucoup trop simple, si un projet n'était pas parsemé d'embûches.



Dans un monde idéal, je soumets l'idée au service ressources humaines, je tombe immédiatement sur le bon interlocuteur ouvert a ce type de projet, et on démarre illico. Mais bien sûr dans un projet, on ne récolte pas que des roses ou seulement leurs épines ! Oui, la première fois que j'ai présenté le projet à mon référent RH, certes l'idée lui a paru intéressante, mais l'idée s'est perdue parmi son flot de dossiers et j'ai bien compris que c'était la dernière de ses préoccupations.




Première leçon, il faut trouver des alliés, des sponsors, des personnes qui vont croire à votre projet. Bien sûr cela débute avec votre directeur, mais il faut aussi se créer d'autres alliés et sortir de sa zone de confort, et aller du côté d'éventuels membres du COMEX (surtout si vous êtes assistantes d'un membre du COMEX), il faut commencer à trouver des alliés parmi vos pairs et trouver le bon allié au niveau RH.

Dans toute démarche de lancement de projet et de validation de celui-ci, il faut s'armer de courage et de résilience, ne jamais perdre courage face à l'adversité.


Il faut parfois faire preuve de patience, j'ai dû patienter quelques mois, le temps d'un changement d'interlocuteur. J'ai pris un nouveau rendez-vous RH avec mon nouveau référent RH, et il a été très attentif au projet, et il m'a demandé de faire une étude pilote pour tester la viabilité du projet.


Seconde leçon, avoir une idée c'est bien, mais avoir des éléments tangibles pour prouver l'intérêt de son projet c'est encore mieux.


A la base, j'ai présenté un article paru dans le magazine Assistante Plus montrant l'impact d'un espace collaboratif au niveau de la performance chez Microsoft (cf. : infographie ci-dessous). Bien sûr on m'a dit très bien cela a fonctionné dans une entreprise américaine mais qui dit que ce modèle est adaptable dans une entreprise française au modèle plus traditionnel ? On m'a donc demandé de lancer une étude de faisabilité du projet en interne.



Première étape pour la validation du projet : l'étude pilote


J'ai parlé de mon projet de réseau d'assistantes auprès d'un nombre restreint d'assistantes pour mener une étude pilote. Cette étude pilote était volontairement pluri-départements, car il y a souvent un phénomène de silos, en pensant que comme on ne dépend pas de la même direction nous n'avons rien en commun. L'objet de cette étude pilote était simple, j'ai demandé à chaque assistante de me lister séparément le listing de leurs tâches. Par la suite j'ai consolidé l'ensemble des résultats dans un fichier Excel. Nous sommes arrivés à un total de 21 tâches communes pour 4 assistantes. A partir de ces tâches j'ai recensé l'ensemble des documents nécessaires à l'exécution de ces tâches et je suis arrivée à une première estimation de 150 documents communs.



J'ai présenté le résultat de cette étude pilote auprès de mon relais RH, qui a validé le projet de réseau d'assistantes et la création d'un portail collaboratif pour les assistantes (sous l'outil SharePoint).


En parallèle, j'ai créé un groupe "Assistantes" via notre réseau social d'entreprise pour développer le partage d'informations entre assistantes.


Première victoire auprès du management, ne reste plus qu'à convaincre le plus difficile des auditoires, la communauté des assistantes !

Comment préparer le terrain pour convaincre les assistantes de l'intérêt d'un réseau métier ?




Personnellement, je n'ai jamais voulu jouer la carte de la super assistante ou me positionner en tant qu'assistante voulant tout révolutionner, et en leader…Pour être tout à fait sincère et transparente, je souffrais du syndrome de l'imposteur en aucun cas je me sentais légitime pour porter ce projet à bout de bras, je n'avais que deux ans d'ancienneté en interne et dix ans d'expérience en tant qu'assistante. Sur le papier je n'étais pas la plus qualifiée des assistantes en interne.


Néanmoins, je voulais que ce soit le collectif qui décide de la mise en place de ce réseau. De ce fait, j'ai opté pour une approche subtile et anonyme, j'ai lancé un sondage auprès des assistantes pour connaître leur vision du métier, leurs attentes (le Template de questionnaire est disponible pour les membres sous le dossier "Réseau Assistantes"/fichier "Assistantes Survey"). Les résultats concordaient avec l'étude pilote que j'avais réalisée avec un nombre restreint d'assistantes, ce qui confortait l'idée que le réseau était bel et bien nécessaire.



Faire un sondage c'est bien mais restituer les résultats c'est encore mieux, via un grand oral de présentation


J'ai consolidé les résultats du sondage et j'ai décidé de les restituer lors d'une présentation auprès des assistantes, pour leur présenter non seulement ces résultats mais l'idée du projet de réseau d'assistantes.


Je vous rassure, autant j'étais la grande spécialiste de la création de supports Powerpoint autant je n'avais jamais réalisé de prise de parole en public, et pour tout dire j'étais terrifiée car l'enjeu était le lancement de mon projet qui pouvait être anéanti en l'espace d'une présentation s'il n'était pas adopté par les assistantes.
C'est un processus naturel, et quand on est empli de doute il faut préparer le terrain avec une bonne préparation et demander des conseils auprès d'experts.

J'ai donc préparé ma présentation et j'ai contacté une personne de notre service communication qui coache les managers pour la prise de parole en public. Je lui ai donc fait mon pitch et mes enchainements et elle m'a rassurée en me disant que tout était parfait.


Ok j'avoue je cumule les handicaps, non seulement je souffrais du syndrome de l'imposteur mais aussi du syndrome du perfectionnisme et du bon élève qui doute de ses performances - mais je crois bien qu'on est beaucoup d'assistantes avec ce type de profil !


Bref, malgré ce feedback positif, et des entrainements de présentation à la maison (oui le ridicule ne tue pas, je répétais devant ma glace), le jour J je n'en menais pas large…Et comble du comble vu le nombre d'assistantes, j'ai dû les convoquer la même après-midi et enchaîner les présentations…Et pour une personne qui n'a jamais fait de présentations ce n'était pas un challenge facile à relever !


Précision de taille le jour J des présentations j'étais entourée des membres de l'équipe pilote du projet qui me donnaient de la crédibilité et étaient mes soutiens indéfectibles le jour J !


Dire que j'ai remporté l'adhésion de l'ensemble des assistantes le jour de ces présentations serait colorer de rose bonbon la réalité. L'idée a fait l'objet de débats entre crise de scepticisme, méfiance et pour le clan des optimistes un certain enthousiasme "Girl Power -> We Can do it". L'objet n'était pas de remporter l'ensemble de l'adhésion des assistantes mais au moins d'en convaincre un certain nombre. Pour tout réseau métier vous ne pourrez pas embarquer l'ensemble de la communauté, c'est un travail de coureur de fond.


Lors de la présentation, il faut axer sur les aspects positifs et les enjeux de la mise en place d'un réseau. Il s'agit de viser l'excellence et l'efficacité des assistantes en mutualisant les connaissances, et les bonnes pratiques (cf : infographie ci-dessous). Il s'agit d'un réseau PAR et POUR les assistantes. Mon rêve c'est de devenir une meilleure assistante par la force du collectif. On a toutes des pépites, des domaines de prédilection où on excelle et pourquoi pas les partager auprès de sa communauté ? Je ne me considère pas comme une super assistante mais en communauté on gagne en force, en performance et la solidarité est primordiale. Il n'y a pas de bonne ou de mauvaise assistante. Mon motto de réseau, "Ensemble cultivons nos talents" (oui c'est plus sérieux & fédérateur que "Force Rose, Force bleue" des Power Rangers!).





Après une prise de recul, j'ai reçu les encouragements de l'assistante du PDG, qui pourtant le jour J avait manifesté son scepticisme. Il y avait pas mal d'inquiétude, d'angoisse des assistantes, qui ne se sentaient pas légitime pour assister à des réunions régulières, et aussi de peur vis-à-vis d'une éventuelle charge de travail complémentaire. Bien sûr en amont de cette présentation on avait anticipé ce type de réticences avec une sorte de Q&R (questions & réponses). J'avais préparé ces réticences avec mon équipe pilote qui le jour J a répondu en direct aux assistantes par rapport à leurs interrogations.


Ne pas être isolé le jour J, et avoir son groupe de soutien, c'est un facteur majeur de succès et d'adhésion auprès de ses pairs.

Comment rassurer les assistantes vis-à-vis de leur charge de travail et la légitimité de leur mission au sein du réseau ?


En amont, j'ai obtenu le soutien du service ressources humaines vis-à-vis de la mise en place du réseau d'assistantes et il était important que notre sponsor RH co-signe une note du projet auprès des managers. Une note visée par notre sponsor le DRH France a été transmise aux directeurs des assistantes.

Le but de cette opération était de faire gagner en légitimité le réseau des assistantes et d'informer les managers que de façon régulière (une fois par mois) leurs assistantes devaient se libérer pour une réunion du réseau.


Et le but était avant tout de rassurer les assistantes et de leur dire que leurs managers avaient été informés et sensibilisés par le service RH. Le plus grand obstacle ce ne sont pas tant les managers que les assistantes qui se créent elles-mêmes des blocages vis-à-vis de leur disponibilité - une fois de plus il est bien question du syndrome de l'imposteur. Les managers sont constamment en réunion, et pourquoi ne pourraient-ils pas concevoir que leurs assistantes n'assistent pas elles- même de temps à autre a des réunions utiles pour parfaire leurs bonnes pratiques et gagner en efficacité ?


Faire partie d'un réseau c'est aussi une belle aventure humaine, créer des liens de solidarité, élargir son réseau, avoir l'opportunité de prendre la parole, remonter des dysfonctionnements & participer aux actions correctives...et un réseau apporte de la visibilité à une communauté. Il faut rompre l'isolement.

Une visibilité du réseau d'assistante aussi bien interne qu'externe


A noter qu'un réseau d'assistantes peut aussi rayonner en externe et j'encourage tous les réseaux à communiquer leurs bonnes pratiques. J'ai participé à plusieurs réunions et conférences de la FFMAS. (Fédération Française des métiers de l'assistanat). Ces moments de rencontre avec des pairs animatrices de réseau sont des reboosteurs indispensable. Au fur et à mesure des rencontres, on a tissé des liens et on a créé notre propre "Club Benchmark" avec des rencontres dans nos entreprises respectives.




Inutile de brosser un portrait 100 % idyllique, à la tête d'un réseau il y a aussi des moments de frustrations et de solitude mais on réalise via ces rencontres qu'on a toutes les mêmes problématiques liées à la participation active des assistantes, le refus de leadership, et comment assurer la pérennité d'un réseau...


Et si c'était à refaire est ce que je me relancerai dans ce type d'aventure professionnelle ?


Oui je n'ai aucun regret d'avoir lancé un réseau d'assistantes. C'était un défi professionnel challengeant, j'ai beaucoup appris, mûri professionnellement, j'ai développé une palette de talents en termes de communication, avec l'animation d'ateliers de bonnes pratiques, de leadership en animant les réunions, les groupes de travail.

La plus grande satisfaction n'est pas personnelle c'est d'avoir donné de la visibilité à la communauté des assistantes en interne & en externe. Les assistantes sont devenues les ambassadrices des bonnes pratiques des outils, du digital et sont consultées sur le déploiement de nouveaux outils groupes pendant la phase pilote. Et surtout, il y a une solidarité entre assistantes qui existait bien sûr en amont du réseau mais qui via le RSE (réseau social d'entreprise) permet de se porter assistance en cas de besoin.


Voici mon premier opus sur la mise en place d'un réseau d'assistantes et les étapes clés pour sa mise en place, je vous ferais part lors d'un prochain opus d'un retour d'expérience sur les bonnes pratiques d'une communauté métier. J'espère que cet article vous sera utile pour toute étape de réflexion autour de la création d'une communauté. N'hésitez pas à le partager & devenez membre pour télécharger des templates & écrire des commentaires sur cet article. L'ensemble des infographies de cet article sont rassemblées dans une présentation disponible dans l'espace membre (menu membre/partage de fichiers/réseau d'assistante/ présentation réseau assistante"). Il faut s'enregistrer en tant que membre au préalable l'inscription prend une minute.


Pour des commentaires additionnels sur la mise en place d'un réseau voici mon retour d'expérience en vidéo :



Et Bonus, voici une check-list des bonnes pratiques pour la mise en place d'un réseau :





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