Gestion du pot de départ d'un collaborateur, comment rendre ce moment mémorable ?

Mis à jour : 28 oct. 2019

Qu'il s'agisse d'organiser le départ de l'un de vos directeurs, d'une collègue, que ce soit dans le cadre d'un départ en retraite ou le départ pour une nouvelle aventure professionnelle. Voici quelques conseils pour que cet évènement démontre de la reconnaissance à votre collaborateur.

Une mise en lumière d'un talent a travers un évènement unique fidèle a l'image du collaborateur

J’ai oganisé régulièrement ce type d'évènement et j'attache une valeur particulière à ce que chaque évènement soit unique. Voici la checking list pour la gestion d'un pot de départ :


1. Se mettre d'accord sur une date et horaire pour le pot de départ


2. Réserver le lieu en interne le plus propice pour l'évènement (ex : cafétéria ou salle dédiée à ce type d'évènement en interne) & éventuellement la réservation d'un restaurant si la soirée se prolonge.


3. Confirmer la liste des invités avec la personne concernée par l'évènement.


4. Se mettre d'accord sur la fourchette budgétaire prise en charge par la direction (généralement c'est la même somme pour tout le monde - on prend juste en charge les boissons- à l'organisateur de prendre en charge la partie restauration "petit plats maison" ou traiteur.


5. Préparer la page pour la cagnotte sur un site type Leetchi. Je gère les cagnottes exclusivement en ligne, je refuse de jouer le rôle de la Banque de France et de garder dans mon bureau beaucoup de liquide, personnellement je ne dispose pas d'un coffre-fort et c'est une lourde responsabilité au niveau sécurité !


6. Une fois que l'invitation est envoyée par l'organisateur. Envoyez un email a l'ensemble des invités en leur indiquant qu'une cagnotte est ouverte (indiquer le lien de la cagnotte en ligne ) et dans l'email demander aux contributeurs s'ils ont des idées cadeaux (généralement il y a toujours des proches qui vont vous conseiller pour des cadeaux pour avoir une vraie touche personnalisée).


J'attache une attention particulièrement concernant les cadeaux il est toujours difficile de connaître le montant exact de la cagnotte que l'on va obtenir mais j'aime bien faire toute une série de cadeaux. Avec un gros cadeau (type un weekend relais château ou aventure), et après des cadeaux plus personnalisés en fonction de la personne - pour des femmes en général des bijoux créateurs (type Emma & Chloé), sacs à main ou autre accessoire de mode choisi avec goût (règle d'or acheter ce qui convient au style de la personne pas nécessairement a soi - on me juge excentrique dans mes goûts mais j'ai toujours trouver le cadeau idéal adapté pour une personne).



Voici une petite sélection de sites de créateurs pour des cadeaux personnalisés et made in France :


- Les Raffineurs Produits design et expériences (ateliers pour les gourmets)


· L'exception (Cadeaux design )


· Faguo (marque responsable) sneakers/sweat/maroquinerie un arbre est planté pour chaque article


· Bijoux de créateurs Emma & Chloé

- Le Slip Français made in France Sweat shirt homme ou femme a message (L’intrépide, canaille…)


- Cosmépur : Cosmétique Bio et Naturelle


- Kazoart reproduction d'art


- Capadrenaline : sensations fortes (saut parachute etc...)


- Stadium Box pour les amateurs de matchs de sport


-Cabanes de France : séjours insolites (hébergement en yourte, cabane dans les arbres etc...)


Et bien sûr les incontournables cartes cadeaux et séjours relais et chateaux, cours de cuisine etc...

J’achète une partie des cadeaux en ligne et une partie dans des magasins de quartier pour les derniers deniers qu’il reste de la cagnotte (il y a toujours des retardataires qui veulent participer a une cagnotte, du coup un petit passage en dernière minute chez le fleuriste ou le caviste du quartier s’impose !).


7.Et la "Magic Touch" vous pouvez avec votre équipe rendre un hommage personnalisé en faisant un brainstorming avec votre équipe.


Par exemple pour le départ en retraite de l'un de mes directeurs on lui a fait une petite vidéo animée avec ses expressions cultes débrifée via le brainstorming ,( réalisée via Powtoon) et une présentation PPT avec des montages photos avec toutes ses passions, (ex : passionné de moto, de hard rock…BIen loin de l'image sévère du bureau !), le tout diffusé avec le fond sonore de son groupe préféré les Pink Floyd ("Breaking the Wall").


Pour une autre directeur, on a préparé un petit show sur la thématique du pub en Irlande car c'était un fan de rugby et de l'équipe d'Irlande et le cadeau de départ était un weekend en Irlande avec sa famille pour aller voir un match de Rugby Irlande vs Pays De Galle. On a réalisé un montage photo de l'équipe de rugby irlandaise en mettant les têtes des membres de notre équipe. On a remis ce poster dédicacé par notre équipe et encadré comme cadeau.

On a reconstitué sur la scène de l'auditorium une ambiance de pub Irlandais le soir d'un match de rugby.On a customisé l'hymne national Irlandais pour le mettre aux couleurs de notre équipe, et l'équipe au grand complet l'a chanté sur scène le jour J. Cela a nécessité une répétition sur scène le jour J et un collaborateur a joué sur scène de la cornemuse. Il s'agit de jouer sur tous les talents créatifs d'une équipe, dans la veine de "Your team got talent" ! Le rendu sur scène était très émouvant, on a même filmé l'évènement en live sur Workplace pour que des collègues a distance puisse assister à l'hommage, ils ont chanté en live depuis notre site des Etats Unis, ils ont autant vibré que nous sur place !


Le tout étant de toujours avoir une petite touche personnalisée pour briser avec le carcan traditionnel des discours de départ qui sont généralement émouvants mais tristes, on essaye toujours d'ajouter une touche d'humour, et de bonne humeur. Pour le départ en retraite, d'une amie collègue assistante j'ai organisé la cagnotte et fait une petite vidéo avec la musique de ma sorcière bien aimée pour rendre hommage a cette fée de l'organisation.


J'ai vécu dernièrement mon propre pot de départ, et j'ai pris beaucoup de plaisir à organiser des surprises, à jouer la carte de la metteuse en scène improvisée pour les autres, mais pour mon propre pot de départ j’ai joué la carte de la simplicité. C’était un moment très émouvant après tant d’années à créer des moments d’exception il était temps de tirer ma révérence en sobriété. Je préfère être la fée organisatrice qui agit dans les coulisses que d’être la reine de la soirée.



#pot de départ collaborateur#

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