Les clés de la réussite pour votre entretien annuel

Qui dit fin d'année dit moment propice au bilan sur l'année écoulée, et souvent un moment redouté a préparer, son entretien d'évaluation annuel avec son manager.


En animant une communauté d'assistante, je me suis rendue compte que cet exercice était redouté par les assistantes. Au contraire, c'est une opportunité d'échanger avec son manager en toute transparence, de faire part des moments forts de l'année, des éventuelles montagnes russes (périodes de difficulté), ou problème de synchronisation, d'incompréhension avec son manager - le tout avec des gants de velours !


Cela ne doit pas être considéré comme un moment périlleux, avec une bonne préparation cet exercice deviendra un moment clé de votre année - le mieux étant de toujours jouer la carte de la transparence avec son manager, et développer une relation gagnant-gagnant…Et pourquoi attendre un seul moment dans l'année pour échanger, et se créer un rituel de feedback (par exemple avec un point feedback mensuel) ?


Comment réussir votre entretien annuel ? Voici quelques clés pour mettre toutes les chances de votre côté !


Un entretien d'annuel les bases


Un entretien annuel c'est l'occasion de faire des feedbacks sur l'année écoulée avec votre manager. C'est un dialogue ouvert, un moment d'échange. Cela permet de vous mettre en posture d'autodétermination (d'empowerment). On vous responsabilise avec une démarche d’autoévaluation tant sur vos actions professionnelles de l'année, que sur vos qualités professionnelles (incluant vos soft skills).



Les 15 Soft skills recommandés par Forbes


Il s'agit de prendre une phase de recul, d'introspection sur les situations vécues (positives & négatives) et de faire part de vos vœux de développement (ex : missions complémentaires et ou de formation). Il s'agit aussi de faire un bilan sur la relation avec votre équipe (point de tensions éventuels ou si vous constater qu'un membre de votre équipe est en situation de mal être (ex : surmenage professionnel) et bien sûr c'est un moment d'échange sur votre relation avec votre manager (forces & faiblesses-point d'amélioration possible). Ce dernier point me semble essentiel, même si c'est un point qui peut paraître délicat.




Les conditions de réussite, une bonne préparation


Une phase de bilan est nécessaire. Ma méthode préférée pour faire un bilan est l'analyse SWOT - je suis très visuelle et j'ai une vision un peu process & analytique et prendre une feuille de papier et faire un schéma permet de libérer mes pensées. Un SWOT kesako ? C'est simple il suffit de prendre une feuille papier de la diviser en 4, avec 4 cases (schéma SWOT illustré ci-dessous):


· Forces (Strenghts)

· Faiblesses (Weaknesses)

· Opportunités (Opportunities)

· Menaces (Threats)


SWOT pour la préparation de votre entretien annuel d'évaluation

Faites cet exercice en pensant à l'année écoulée :


1. Forces : Quels ont été vos plus grands succès de l'année ? Et quels sont vos forces au niveau qualités, compétences professionnelles ?


2. Faiblesses : Quels ont été les difficultés rencontrées ? Ou quels sont vos points d'amélioration, points de développement possible ?


3. Opportunités : Démontrez votre proactivité, quels sont les tâches/missions que vous avez accompli cette année qui ne faisait pas partie de votre fiche de mission car vous avez détecté un besoin ? (ex : mise en place d'une newsletter, ou vous êtes devenue l'ambassadrice des nouveaux outils digitaux dans l'équipe) Quels sont vos propositions d'amélioration pour un meilleur service l'année prochaine ?


4. Menaces : Quels sont les freins que vous avez rencontrés ou identifiés ? Que ce soit interne à votre équipe ou externe.


Une fois que vous aurez réalisé cet exercice vous serez au clair quant à vos atouts, vos faiblesses et axes d'amélioration. Vous pouvez faire le même type d'exercice sur la relation avec votre manager avec les points que vous avez identifiés, et vous pourrez présenter votre bilan personnel SWOT a votre manager.

En fonction de la relation de confiance avec votre manager, vous pouvez lui indiquer que vous avez réalisé un SWOT le concernant et proposer de le présenter brièvement (a bannir si votre manager ne supporte pas les critiques !). Il sera probablement bluffé par ce type de démarche. Présenter un support peut vous aider à structurer votre entretien, votre échange et être sûre d'être 100% factuelle.


Un autre outil indispensable votre fiche de poste : N'oubliez pas de rafraîchir votre fiche de poste avec les missions que vous réalisez et supprimer celles qui ne sont plus d'actualités. Joignez ce document révisé à votre manager à l'invitation pour votre entretien. Il sera en mesure d'en prendre connaissance avant l'entretien. Pour les membres du blog un modèle de fiche de poste est disponible dans l'espace fichier partagé dossier communication.


On parle souvent d'invisibilité du travail des assistantes car le manager ne se rend pas nécessairement compte de l'ensemble des tâches, missions & responsabilités de son assistante, il ne voit que la partie émergée de l'iceberg, ce qui le concerne directement. Réviser chaque année votre fiche de poste et la faire viser par votre directeur c'est sortir de l'ombre. Passez de l'ombre à la lumière !

Les erreurs à éviter lors de l'entretien


Attention un entretien annuel ce n'est pas une réunion syndicale avec une liste de revendications qui assomme votre chef, ou le moment de dévoiler toutes les mésaventures de votre vie privée qui peuvent expliquer (ou pas) une sous-performance. Voici une liste des erreurs à bannir lors d'un entretien :


Exit le hors-sujet ou la recherche d'excuses improbables. Inutile et contre-productif de demander illico une rallonge sur son salaire et d'avoir les yeux plus gros que le ventre (une hausse de salaire de 15% ce n'est pas réaliste !). Inutile de balancer mémé dans les orties, de lancer de l'opprobre sur autrui pour se décharger de responsabilités ou d'erreurs (sauf si c'est un cas avéré) - Cela aura probablement un effet rebond et peut vous nuire…votre manager risque de jouer la carte de l'avocat du diable et de vérifier l'information à la source. La mauvaise foi, c'est l'ultime faux pas dans une relation constructive & positive avec votre directeur.



Exit le monologue - c'est un moment d'échange - Si le dialogue ne s'instaure pas naturellement. A la fin de l'exposé d'un succès par exemple d'une mission (ex : le dernier séminaire), vous pouvez poser la question : Et vous, quel est votre retour d'expérience ?

Exit la posture passive. Mettez-vous dans la peau de votre manager, ce n'est pas agréable de ne recevoir que des éléments négatifs lors des sessions d'entretien annuels (n'oubliez pas vous n'êtes pas la seule sur la liste, il rencontre toute l'équipe), ou de devoir porter toute la misère du monde sur ses épaules (en vous écoutant discourir sur vos petits malheurs persos ou ceux de vos collègues).


Un manager apprécie que l'on soit factuel, et qu'en cas de problématique on soit en mesure d'être proactive et d'apporter une solution…


Pour réussir son entretien annuel, pas de secrets, cela vous demande une phase de préparation. Ne pas faire l'impasse sur la préparation est la première règle de succès pour votre entretien.





Ultimes conseils pendant l'entretien

Soyez dans une posture de gagnante ne minimisez pas vos succès, c'est votre temps pour briller !

Vous êtes la reine de l'évènementiel, vos évènements sont toujours un succès ? il est temps de faire une piqûre de rappel lors de l'entretien - Brillez, démontrez vos capacités, rappelez le timing, votre flexibilité, votre sens inné de l'organisation et les super résultats des enquêtes de satisfaction (preuve à l'appui c'est encore mieux).

Jouez la carte de la transparence, avouez vos faiblesses et proposer des axes d'amélioration. Une faiblesse peut se transformer en opportunité ! C'est le moment de demander une formation pour palier à cette faiblesse. Et préparer le terrain, soyez proactive et faite des recherches sur les formations qui vous intéresse & vous permettront de grandir professionnellement. C'est le temps de faire votre liste au père noël avec un petit argumentaire à la clé (la règle d'or "Pas de bras pas de chocolat" !).


Soyez humble, reconnaître ses erreurs ne pas tenter de les masquer c'est essentiel et personne n'est parfait ! Même Wonderwoman commet des erreurs !


Et attention exit le syndrome de "j'ai tous les défauts de la terre", l'autoflagellation est interdite, proscrite en entretien. Ok on peut douter de ses atouts, penser qu'on a plus de défauts que d'atouts professionnels. Mais dans un échange tout est question d'équilibre, comme dans un entretien d'embauche il faut présenter plus d'atouts que de défauts. Et quand vous présentez des faiblesses présentez celles qui peuvent faire preuve d'amélioration (si vous êtes têtue comme une mule depuis l'enfance (comme moi) impossible de corriger ce vilain défaut- la psychothérapie ne faisant pas partie des axes d'améliorations possible en entretien pro- il faut bien faire le distinguo entre le privé et le professionnel).


Une écoute active est la clé - écoutez les remarques, conseils et recommandations de votre directeur. Si votre manager vous fait part d'une remarque négative, prenez de la distance, tentez de comprendre son point de vue, reconnaître ses torts (si bien sûr le point de vue est justifié) c'est important dans une démarche d'amélioration continue. Il ne s'agit pas d'être buté dans ses retranchements, de se sentir agressé dès qu'un point négatif est remonté par votre directeur. Il faut au contraire que les échanges soient constructifs, demander des éléments d'éclaircissements ou faire basculer la vapeur en expliquant votre version des faits (factuelle & objective).


Il faut faire preuve de proactivité, proposer des solutions sera fortement apprécié par votre manager…car souvent le manager ne reçoit que des sollicitations sans le début d'une solution. Vous connaissez mieux que quiconque son agenda surchargé et à quel point il n'était pas facile de caser ce rendez-vous dans son agenda, donc soyez facilitatrice jusqu'au bout et d'autant plus pour votre devenir professionnel et votre bien-être au travail.


Ne masquez pas vos ambitions, et envies d'évolutions éventuelles, c'est important pour un manager d'avoir une vision de l'évolution de son équipe sur du plus ou moins long terme. Personnellement, lors d'un entretien annuel j'ai évoqué une opportunité que j'avais identifié, celle de mettre en place une communauté de bonnes pratiques d'assistante. Ce périmètre ne faisait clairement pas parti de ma direction (j'étais en direction qualité et non pas RH) mais j'ai présenté cette idée a mon directeur, qui m'a demandé de la challenger et a accepté qu'elle fasse partie de mes missions. Faites preuve d'audace, 100% des gagnants ont tenté leur chance !



N'ayez pas peur de fixer vos propres objectifs pour l'année à venir. Des objectifs pour une assistante, une hérésie ? Absolument pas, vous souhaitez crédibiliser votre statut dans l'entreprise, dans votre équipe. Devenez force de proposition et proposez des actions (n'oubliez pas le case "opportunités" de votre SWOT). Le plus, si vous proposez vous-même des objectifs, vous pouvez les axer sur ce qui vous plaît le plus dans votre fonction (= vos forces de votre SWOT).


En consultant, les entretiens annuels de mes dernières évaluations j'ai noté "être l'ambassadrice des bonnes pratiques digitales au sein de mon équipe", 'mise en place d'un SharePoint pour la communauté réglementaire France & Monde", "animation d'une communauté métier", "animation de groupes Yammer"… Quitte à enrichir vos missions et sortir de la routine autant vous faire plaisir & étoffer vos compétences !


Et pour la fameuse question tabou, une éventuelle augmentation de salaire ? En révisant votre fiche de poste vous constatez une augmentation de missions à valeur ajoutée pour votre directeur, équipe voir même externe ? De ce fait, vous souhaitez discuter de modalités de reconnaissance auprès de votre directeur ? C'est légitime, mais attention à la température de l'entretien pour discuter d'éventuel bonus pour l'accomplissement de vos objectifs et réévaluer votre rémunération. Si l'entretien se passe très bien et que votre directeur ne tari pas d'éloges à votre égard- il est temps de faire preuve d'audace et de demander une augmentation. Par contre,si votre manager ne vous donne pas une évaluation positive inutile de creuser votre tombe !


Par ailleurs vous considérez avoir une rémunération inférieure à d'autres entreprises dans le même secteur a responsabilités égales il est possible que votre dossier (fiche de poste) soit évaluée par un cabinet d'audit externe à votre société (en fonction des dispositifs Rh de votre société). Justement suite à la réévaluation de ma fiche de poste avec l'ajout de ma mission d'animation du réseau d'assistante, mon dossier est passé en commission à la demande de mon directeur. Ce dispositif peut vous permettre une augmentation substantielle de votre salaire.


Ultime règle d'or, aucune raison d'être nerveuse le jour J, restez égale à vous même, c'est comme si vous alliez au cinéma avec votre manager pour voir le film où vous êtes la star et vous lui restituer les sous-titres et commentaires additionnels…Et si tout va bien à la fin du film il vous remet votre oscar !





Pour les membres du blog, une présentation est disponible dans les fichiers partagés dans le dossier communication (pour accéder au document au document cela nécessite une connexion en tant que membre).



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