Règles d'or pour se concentrer en open-space

Comment retrouver de la sérénité et pouvoir se concentrer dans des espaces de bureau de plus en plus ouvert et bruyant ? Le décloisonnement a ses avantages et ses inconvénients, la proximité et promiscuité créent plus de liens, d'intéractions mais augmente considérablement le volume sonore ambiant.


Selon un dernier sondage OpinionWay l'open space est jugé l'espace le plus bruyant au bureau (échelle de 6,1 sur 10 vs 5,9 pour des bureaux cloisonnés). Quels sont les clés pour améliorer sa concentration et son efficacité professionnelle en toute circonstances ?





Et pourquoi pas co-construire les règles de vie de votre open space ?


La vie en open space nécessite des règles pour un mieux vivre en collectif. Pourquoi ne pas définir en équipe vos règles du bien vivre en open space ? Ok les règles n'ont jamais rien de très fun, mais pourquoi pas transformer ce brainstorming collectif en un jeu ?


Définissez ensemble vos règles du jeux du bien vivre ensemble, usez de votre créativité vous pouvez aussi utiliser des magazines pour un mode collage & DYI pour illustrer vos idées ( a réserver pour les plus créatifs et visuels !). Clôturer la cession de brainstorming avec des photos polaroid des "do" & "don't" (un moyen fun de mémoriser les faux pas à ne pas commettre) et une belle photo d'équipe (une en mode formel et une autre décalée (avec accessoires fun si possible !)...et vous n'aurez plus qu'a afficher vos règles à l'entrée de votre open space avec les illustrations photos. Cela fera un mur deux en un avec la présentation de votre équipe (photos équipe) et vos règles de jeu du mieux vivre ensemble ! Cela sera un rappel pour toute l'équipe et également pour vos visiteurs qui verront un témoignage d'une belle cohésion d'équipe !

Si vous êtes en panne d'inspiration pour les règles d'or de l'open space voici 10 règles d'or en Open Space:

En tant qu’occupant


1. Organisez votre espace afin de respecter celui de vos voisins. (en plus un bureau bien rangé et organisé c'est plus sympa pour vous !)


2. Chuchotez lorsque vous vous adressez à votre voisin et si besoin de discussion prolongé pourquoi ne pas le faire autour d'un café ?


3. Préférez les salles de réunion plutôt que les open space pour vos débats longs ou confidentiels.


4. L’utilisation du haut parleur pour vos appels ou conférence call est a bannir, priviliégiez le mode combiné,casque ou oreillette pour vos appels et si ceux-ci sont prolongés, modérez votre voix ou isolez-vous.


5. Laissez votre smartphone sur silencieux ou vibreur.


6. Veillez à respecter les autres et leurs besoins (gestion du chauffage et de la climatisation).


En tant que visiteur


7. Considérez l’open space comme un espace de travail et de concentration. (règle de base également


8. Soyez courtois et respectueux des priorités de la personne à laquelle vous vous adressez lorsque vous demandez conseil sur un open space (recherche d’une salle ou d’un collaborateur).


10. Circulez en silence ou parlez à voix basse quand vous traversez des open space.

Régles d'or Open Space The Office Unicorn

Relevez avec brio le challenge de la concentration en open-space


Une règle importante en vie collective est aussi d'indiquer ses plages de disponibilité.

Personnellement je préfère être disponible l'après midi et réserver ma matinée pour traiter les urgences. C'est une simple question d'efficacité. Ce n'est pas parce que vous êtes en open space que vous êtes censée être disponible toute la journée et à la merci de vos collaborateurs…faites preuve d'assertivité et rappelez les règles du jeu.


Vous avez probablement accès à l'ensemble des agendas partagés des membres de votre équipe, jouez la carte de la transparence et partagez également votre calendrier et indiquez vos plages de disponibilités, & les plages ou vous souhaitez vous consacrer à des tâches qui demande de la rigueur de la concentration (ex : traduction). Vous pouvez simplement utiliser un code couleur sur votre agenda avec en rouge ne pas déranger et en vert disponible, ou imaginez un signal plus visuel dans l'open space (un drapeau vert ou rouge, type fagnon, ou des smiley !). Bien sûr, a modérer en fonction des urgences et disponibilité de vos directeurs.


Vous pouvez aussi instaurez un rituel du matin, pause café collective avec l'équipe et chacun peut si besoin faire son cahier de doléance de la journée, mais cela doit rester un point informel et fun.


Et comment rester zen en cas de zone de turbulence ?


Bien sûr un open space est un lieu de vie et chacun reçoit des appels imprévus et ne peut pas nécessairement s'isoler en fonction de la disponibilité de vos salles de réunion ou espace informels (cafétéria, espace "travailler autrement", cabine téléphonique etc...).



Pour améliorer sa concentration,vous pouvez vous s'isoler du bruit avec des casques spécifiques à réduction de bruit, et en fonction de votre téléphonie vous pouvez aussi émettre et recevoir vos appel via blutooth (il existe des casques conçus pour les open spaces) et vous pouvez aussi vous détendre en musique si cela vous aide pour rester concentrée - chacun ses recettes. Il existe des playlists son de la nature, zen relaxation, ou metal si vous avoir besoin d'évacuer votre stress (musique en accès libre sur des plateformes de type deezer ou spotify).




Personnellement mon bureau est a proximité de salle de réunions mal insonorisée et entre le fait d'avoir l'impression d'assister à la réunion et les conversations téléphoniques de mes voisins et des visiteurs bruyants qui intègrent les salles de réunion, mon lot quotidien de bruit est sûrement plus élevé que la moyenne, mais un casque à réduction de bruit permet de conserver sa bulle zen dans les phases où on a besoin d'un maximum de concentration. A ne pas utiliser toute la journée bien entendu car mine de rien cela vous coupe un peu du monde !


Et prenez le temps de faire des pauses. Prendre un pause café avec des collègues que l'on apprécie, une bonne cure de "rigolothérapie" et le moral est reboosté, on est ressourcé et prêt a se concentrer a nouveau.


N'hésitez pas à ajouter vos commentaires, suggestions à cet article, à le partager s'il vous a plu...La Magie c'est vous !


#open space#vie au bureau#qualité de vie au travail#concentration au travail#efficacité professionnelle#


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