Télétravail pour les assistantes rêve ou réalité ?

Selon une étude IFOP le télétravail est pratiqué par 29% des salariés du secteur privé. Le télétravail est-il une hérésie, douce utopie pour les assistantes, ou peut-il devenir une réalité & se généraliser ?



Le télétravail, un dispositif de qualité de vie au travail défini par l'employeur


Généralement le cadre du télétravail est défini dans le cadre d'un accord collectif entre l'employeur et les instances représentatives du personnel mais depuis l'ordonnance Macron du 22 septembre 2017, un simple accord de l'employeur auprès de ses salariés est nécessaire pour sa mise en place.


Par définition, quasiment toutes les fonctions dites de "bureau" se prêtent au télétravail, à l'exception de métier de services comme l'accueil & le service courrier d'une société. Et pourquoi pas le télétravail pour toutes les assistantes ?


La mise en place du télétravail dans une entreprise peut faire partie d'une démarche de qualité de vie au travail. Dans de grandes agglomérations comme Paris, le temps de trajet peut être un facteur de stress, de fatigue, et ces temps de trajets peuvent se rallonger quand l'entreprise décide de déménager en banlieue. Souvent, dans ce cadre, dans une démarche de QVT et pour aussi garder ses troupes, l'entreprise décide de mettre en place du télétravail, à raison d'un ou deux jours par semaine.


Personnellement, j'ai connu le télétravail il y a 3 ans lors du projet de déménagement de mon entreprise du centre de Paris en banlieue. La convention de télétravail avait été négocié entre l'employeur et les instances représentatives du personnel et s'appliquait à l'ensemble des salariés à l'exception des services généraux & service courrier. Chaque salarié peut bénéficier d'un jour de télétravail par semaine, voire deux (pour les séniors).


Le dispositif est simple et repose sur le volontariat, ce n'est pas du télétravail imposé. Chaque salarié qui souhaite bénéficier du télétravail doit remplir un formulaire de demande qu'il fait viser par sa direction et qu'il transmet au service ressources humaines. Sur ce formulaire de demande on indique nos horaires de disponibilité lors de ces journées de télétravail (heure de début & de fin de journée). Chacun est libre d'utiliser son crédit de télétravail chaque semaine ou plusieurs fois par mois en fonction des contraintes de son agenda. Une charte du télétravail a été défini par l'entreprise avec les bonnes pratiques.


Et pourquoi pas le Télétravail pour les assistantes ?


Dès que le dispositif a été mis en place j'ai été une des premières assistantes à tester le télétravail à raison d'un jour par semaine. Mon directeur était favorable à ce dispositif pour l'ensemble de l'équipe sans discrimination au niveau des postes. Souvent, on a du mal à imaginer ce qu'une assistante peut faire à distance…

Figurez-vous qu’on est tout aussi disponible (voire plus), opérationnelle, efficace à distance qu'au bureau et qu'on peut TOUT faire à distance (sauf imprimer, faire signer des papiers) à condition d'avoir les outils collaboratifs adéquats. En télétravail, je suis disponible pour un point conférence call avec mon directeur (avec ou sans Visio), je suis disponible au téléphone et je suis bien plus concentrée qu'au travail car je ne suis pas dérangée par le bruit constant d'un open space ou distraite par des interruptions impromptues de mes collègues (Comment on fait ça ? Bla, bla…).

Bonus, je peux mettre un petit fond musical pour me détendre et me concentrer pour des missions de fond qui demande de la concentration. Par exemple, pour la traduction je préfère de loin être au calme à la maison que d'être perturbé par les conversations téléphonique de mes charmants collègues de bureau.


En télétravail, je suis bien plus efficiente et j'abats beaucoup plus de tâches que lors d'une journée de travail classique au bureau.


C'est étrange mais à chaque fois que je reçois un appel lorsque je suis en télétravail la première question qu'on me pose c'est "Est-ce que je te dérange ?"…Question qu'on ne pose jamais quand je suis présente physiquement au bureau.


Au contraire, on ne me dérange pas quand je suis en télétravail, recevoir des appels prévoir des points conférence call cela permet de garder un lien humain avec le bureau. Car nous avons besoin de contacts pour ne pas rester isolé en télétravail, c'est bon d'être dans sa petite bulle, son petit cocon, mais on a besoin d'interaction et aussi de s'aménager des temps de pause.



Mon premier rituel du matin au bureau c'est de prendre un thé avec mes collègues pour bien démarrer la journée. En télétravail on est seule face à son ordinateur et on a pas d'interaction sociale à l'heure du déjeuner. Du coup après une journée de télétravail je trouve indispensable de sortir de sa bulle et d'aller se relaxer avec une séance de sport, ou sortir faire un peu de shopping.Il faut s'aérer l'esprit & avoir notre dose quotidienne d'activité physique (oui rester dans son bocal toute sa

journée c'est mauvais au niveau sédentarité & santé).



Au niveau des assistantes dans mon entreprise, cela a mis du temps avant de se généraliser. Beaucoup d'assistantes étaient sceptiques quant à l'intérêt du dispositif pour leur postes. Le plus grand obstacle ce sont probablement nos idées préconçues, les barrières que l'on se créé.


Du moment que l'on a une relation de confiance avec ses directeurs, son équipe, et que l'on s'organise au niveau de l'équipe pour programmer les journées de télétravail, cela ne pose pas de problème.


Dans mon équipe avec une vingtaine de collaborateurs, les journées dédiées au télétravail étaient principalement les lundis & vendredis (les 3/4 étaient en télétravail le vendredi car il y a moins de réunions programmées le vendredi). De mon côté, j'ai choisi d'être en télétravail tous les vendredis vus que les 3/4 de mon équipe étaient en télétravail il n'y avait pas d'impact sur le niveau de service.


Pour les assistantes, c'est un mode "test and learn", il faut tester le télétravail pour l'adopter ou au contraire le mettre ne place pour des circonstances exceptionnelles (ex : gestion de missions plus denses comme organisation d'un séminaire). Tout dépend de votre rapport avec votre direction, votre équipe et votre besoin intrinsèque d'être toujours présente au bureau...Kezako mais comment diable font vos collègues quand vous êtes en congé ? Ils survivent non ? Alors pourquoi il ne pourrait pas survivre un jour par semaine ou un jour tous les 15 jours sans avoir leur gentille assistante présente physiquement au bureau ? En plus contrairement aux périodes de congés vous êtes disponible pour travailler !


Nouveauté dans la profession depuis quelques années il existe des assistantes virtuelles qui offrent leurs services aux entreprises à distance, sans intervenir sur site, en "full remote" ! S'agit-il de magiciennes, non elles ont juste les bons outils collaboratifs.


La boîte à outils du télétravail


Bien sûr, pour mettre en place du télétravail cela implique que l'entreprise ait mis en place les outils de travail à distance. Quels sont les outils indispensables ?


1. Le premier outil c'est bien sûr d'avoir un ordinateur portable & je me rends bien compte que ce n'est pas le cas de la majorité des assistantes. Dans le cadre du déploiement du télétravail pour l'ensemble des salariés dans mon entreprise le parc informatique a été renouvelé et chaque salarié a bénéficié de pc portable et en priorité ceux qui n'en avait pas (donc toutes les assistantes !).


2. Outils collaboratifs à distance : Pour travailler de façon efficace cela passe par avoir accès à tous les dossiers du réseau à distance. Un logiciel mis en place par la DSI permet un accès à distance du réseau et pour la téléphonie pas besoin de transfert de ligne téléphonique au portable, Skype a été déployé à l'échelle groupe ce qui permet d'être joignable que l'on soit à la maison ou au bureau via une simple connexion internet. En plus via Skype on a aussi la messagerie instantanée et la possibilité aussi de faire des visio. L'ensemble des outils intranet et outils groupe (outil de réservation voyage) sont également disponible à distance. Que l'on ait le même confort de travail à distance qu'au bureau c'est le facteur inconditionnel pour une adoption du télétravail. A noter que beaucoup d'outils collaboratifs via le Cloud comme office 365, google suite permettent de travailler a distance sans problème.


3. Indispensable un espace de travail dédié à son domicile : avoir son espace bureau, son petit cocon de travail au calme. De mon côté j'ai fait un petit investissement pour gagner en confort, avec l'achat d'un second écran, cela me permet d'être aussi performante qu'au bureau. J'ai pris l'habitude de travailler sur deux écrans notamment pour travailler sur la consolidation de données travailler sur deux écrans cela permet d'être beaucoup plus productive. Aménager son espace de travail pour être aussi efficace qu'au bureau c'est un facteur indispensable pour gagner en productivité. Indispensable avoir une assise confortable et respecter les standards d'ergonomie (ce serait bête de se casser le dos en journée de télétravail !). Le petit plus, personnaliser son bureau avec une petite déco sympa et des plantes vertes & pourquoi pas son mur d'inspiration avec des citations inspirantes.



Certaines personnes préfèrent aménager leur télétravail dans un espace de coworking pour garder un esprit bureau social. Je pense que cela dépend de la personnalité de chacun, mais je comprends la démarche pour des freelances, ou des personnes qui font plus de deux jours de télétravail par semaine.


Les mythes du télétravail


Attention le télétravail ce n'est pas :

  • Un jour de RTT, de congé déguisé

  • Un jour de garde enfant malade, ou de garde pour vos enfants le mercredi

  • En télétravail on est pas prisonnier de son espace bureau," fliquer" par son entreprise via un logiciel qui vérifie notre temps de connexion. On a le droit de faire des pauses, de faire un peu de relaxation de yoga pour détendre des muscles endoloris par une position statique prolongée.

Il s'agit bien d'une journée de travail classique, vous êtes tenu de respecter les horaires de travail, d'être disponible. Chaque employeur peut décider s'il constate l'abus d'un salarié de lui interdire la pratique du télétravail. Le télétravail c'est une relation de confiance entre l'employeur et ses salariés et surtout pour les assistantes entre ses directeurs et son équipe.


Sur les 29% de télétravailleurs, près de 8 sur 10 en sont satisfaits. Et chez les managers qui encadrent des télétravailleurs, ils sont à 83 % à être favorables au télétravail (source étude télétravail). Et pourquoi pas vous ?


Si un accord de télétravail existe dans votre entreprise, pourquoi ne pas le tester ? Ou s'il n'est pas en place pourquoi pas en discuter auprès de votre directeur ? Parfois des contraintes extérieures comme des grèves ou intempéries (ex : neige) contraignent les entreprises a mettre en place le télétravail mais celles-ci ne sont pas nécessairement préparées & les outils en place...autant prévenir que guérir ! Sur votre liste du père noël au bureau vous pouvez demander un pc portable, pratique pour les prises de notes en réunion et nomade !


Dans l'attente de vos commentaires, et n'hésitez pas à partager cet article auprès de votre communauté s'il vous a plu ! La Magie c'est vous !


#teletravail assistantes#assistante de direction teletravail#bonnes pratiques télétravail#






Bonus des infographies de l'étude sur le télétravail (source Malakoff)






This site was designed with the
.com
website builder. Create your website today.
Start Now