Top 10 des outils pour le télétravail ou full remote

Mis à jour : mars 22

Circonstances exceptionnelles = mesures exceptionnelles, beaucoup d'entreprises sont contrainte de demander à leurs salariés de travailler en télétravail à temps complet pour une durée indéterminée. Des milliers de salariés vont découvrir "le full remote" (= Télétravail à temps complet).


Comment s'organiser au mieux pour travailler à distance et conserver du lien avec vos collaborateurs ? Il s'agit d'une opportunité en or pour déployer et acculturer vos équipes aux outils digitaux et créer de nouveaux rituels.


Voici le top des outils indispensables pour gagner en efficacité professionnelle et garder un lien avec votre équipe. Et si on s'inspirait des outils préférés des freelances et des startups pour gagner en agilité ?




Première mission gardez le lien avec vos équipes avec les bons outils de communication


Découvrez la boîte à outils idéale pour maintenir une communication de qualité à distance et maintenir le lien (la machine à café en moins !) pour tous budgets (la plupart des solutions proposées sont gratuites et sur le cloud (donc pas de logiciel a installer sur votre ordinateur on court-circuite tout problème IT, et Cloud = sécurité du réseau !).



Solutions de téléphonie & réunions à distance


Un indispensable être joignable qu'importe votre lieu de travail avec une solution de téléphonie & de réunions à distance, il existe de multiples options :


- SKYPE on ne présente plus l'outil de Microsoft, appels vocaux, réunions à distance, messagerie instantanée (en entreprise fait partie du pack Office365 donc sujet à licence et payant),


-GOOGLE HANGOUT : appels & réunions à distance, nécessite un compte Google (Gratuit),


-WHATSAPP : appels & messagerie instantanée, possibilité de créer des groupes, pas de service de réunions à distance (Gratuit),


- ZOOM : appels & réunions à distance (visioconférence jusqu'à 100 personnes), options gratuite et premium (Gratuite jusqu'à 45 minutes),


- RING OVER : probablement le challenger et le moins connu de ce listing pourtant RingOver est bien plus qu'un service de téléphonie nomade, il facilite également le télétravail avec des fonctionnalités collaboratives (Conférence téléphonique, contacts partagés, messagerie interne...) mais payant.



Infographie Kit de Communication Télétravail

Il existe également un outil innovant qui permet d'animer vos réunions à distance de façon ludique et interactive : Klaxoon Klaxoon permet des appels visio de partager un écran en mode présentation de documents, de collaborer sur un document ou d'utiliser l'option de tableau blanc pour créer une carte mentale. Klaxoon permet aussi d'animer des webinars avec des options de quizz.




Un nouveau rituel un code de bonne conduite des réunions à distance


Pour les réunions en ligne, cela demande de la discipline & de la rigueur. Chacun des invités à la réunion se connecte un peu en avance pour débuter la réunion a l'heure & palier a tout éventuel problème de connexion (problème de qualité de l'appel ou pb avec le mode visio...). Bien sûr dans l'invitation de la réunion l'organisateur communique l'identifiant de la conférence et l'adresse de connexion.


La ponctualité est la règle d'or pour maximiser l'efficacité. Il faut également que chacun coupe son micro sauf l'animateur de la réunion afin d'éviter toute source de bruits parasites. Si une personne souhaite intervenir elle doit de prime abord indiquer son prénom avant son intervention. Ce type de prérogative n'aurait pas de sens en réunion présentielle mais pour des réunions combinant des personnes en présentiel et à distance ce sont des réflexes indispensables.


Dernier réflexe, pour éviter toute cacophonie, un seul interlocuteur prend la parole à la fois. A distance il est très désagréable de perdre le fil d'une réunion car plusieurs personnes ne sont pas audibles lors de leur prise de parole ou plusieurs personnes parlent en même temps ou se coupent la parole. Il faut donc une discipline et un code de bonne conduite des réunions à distance, surtout si la réunion implique un grand nombre de participants. Ci-dessous le résumé de ce code de bonne conduite :


Un réseau social d'entreprise pour maintenir le lien avec votre équipe


Un enjeu majeur lorsqu'on travaille à distance et potentiellement en full remote est de maintenir le lien avec ses équipes car on ne se voit plus physiquement au bureau et adieu les moments informels, le bonjour du matin, la pause-café d'équipe et les prises d'infos sur les derniers projets en cours, difficultés de l'équipe etc... Vous n'êtes plus au cœur de l'équipe mais à distance, comment garder le fil de l'actualité et des missions en cours ? Une solution s'impose créer un groupe sur un réseau social dédié à votre équipe et à votre entreprise.


Si votre entreprise n'a pas de réseau social d'entreprise vous pouvez créer votre propre groupe WhatsApp, ou mieux un groupe Slack pour votre équipe, et vous pouvez créer des groupes par projet. L'avantage des groupes par thématique, c'est que vous retrouvez toutes les informations sur un seul groupe. Cela impose également une discipline, toutes les communications doivent s'opérer dans les groupes dédiés et on oublie toutes les chaînes d'emails (répondre à tous, ou liste de diffusion équipe avec la peur d'oublier une personne !). Il existe d'autre RSE (Yammer & teams de Microsoft, Workplace de Facebook), ces solutions sont sujet à un coût par utilisateur donc moins agile que SLACK.


L'avantage d'un réseau social d'entreprise en mode projet ou équipe c'est d'avoir une seule plateforme pour obtenir toutes les informations.Votre boîte email doit servir essentiellement pour vos échanges avec des personnes externes (fournisseur). Rappel des bonnes pratiques de communication dasn l'article Assistante 2.0




Dans le groupe équipe vous pouvez communiquer sur les moments forts de l'équipe, les actualités liés au business, c'est un espace d'échange (plus ou moins formel en fonction de la culture d'entreprise. Attention ce n'est pas un Facebook cela doit rester professionnel). Par exemple, vous pouvez communiquer les comptes-rendus de réunions d'équipe etc. (une fois de plus fini les chaînes d'email).


Et gardez du lien dans la "vie réelle" avec des moments forts



Même en full remote les salariés ont besoin de garder des liens via des rencontres informelles vous pouvez organiser un afterwork et le communiquer via le groupe équipe. Les entreprises qui emploient des personnes en full remote organise au moins une fois par mois, une retraite ou une rencontre avec tous les salariés en remote. Des points hebdomadaires sur l'avancée des missions et des projets en visioconférences sont également indispensables.





Deuxième mission passez en mode projet à distance et décuplez la créativité de votre équipe


Collaborez en mode projet avec votre équipe


La base du mode projet est de pouvoir accéder aux ressources nécessaires et de travailler sur ces ressources (documents) et idéalement en même temps en oubliant le mode révision et les multiples versions de fichier. La magie de ne travailler que sur un seul et même fichier et d'avoir toujours la "bonne version" en ligne, à mon sens c'est un pas de géant dans le monde du travail !


Comment organiser et structurer l'information et la rendre accessible à tous ? Il suffit de l'organiser sur le Cloud. Vous pouvez choisir de sauvegarder l'ensemble de vos documents sur OneDrive (Miccrosft), ou Google Drive.


L'ensemble de ces solutions permettent un mode collaboratif, la sauvegarde des modifications des fichiers est automatique (vous êtes toujours sûr d'avoir la bonne version) et il est possible de travailler en simultanée a plusieurs sur un document.


Vous pouvez aussi décider de créer une bibliothèque de contenus et créer votre Wiki d'entreprise (base de connaissance) avec des outils comme SharePoint de Microsoft (payant) ou Azendoo (Payant) ou Google Site (gratuit).


Créer un wiki nécessite une phase de réflexion sur l'arborescence du site, il faut créer un cahier des charges (besoins et attentes) et bien sûr cela nécessite du temps et potentiellement l'appel à votre équipe IT.

Créer votre propre Google Drive vous prendra beaucoup moins de temps (ok je vous l'accorde visuellement ce sera potentiellement moins glamour, mais tout aussi efficace...et je ne vous apprends rien le temps c'est de ...l'argent !).







Gérez vos tâches en mode collaboratif


Comment gagner en transparence quant à l'avancée de vos tâches et missions respectives en équipe ?


Pour cela vous pouvez créer un tableau de tâches d'équipe via Trello. Vous pouvez choisir d'organiser le tableau d'équipe soit par thématique soit par membre de l'équipe (Ex : Missions de George). Tout dépend des missions respectives de chacun, et de votre organisation. Cela permet d'avoir une vision sur l'avancée des missions de chacun. Il existe également d'autres solutions que Trello, par exemple Google Task ou ToDoIst.




Une seule plateforme pour développer le mode collaboratif


Il existe aussi des outils collaboratifs qui combinent plusieurs fonctionnalités intéressantes pour un mode projet ou travail en équipe. Ces outils ont un volet gestion de projets, gestions des tâches, gestion des documents (Wiki), réseau social d'entreprise et éventuellement CRM. A force de multiplier les outils on peut y perdre son latin et sa patience, du coup avoir un outil qui réunit presque toutes les fonctionnalités ça devient presque magique et plus facile à favoriser l'adoption de l'outil auprès de son équipe !


Il existe un challenger dans le domaine qui combine beaucoup de fonctionnalités, il s'agit de Bitrix24.

Bitrix24 est une solution gratuite pour une équipe jusqu'à 10 personnes (idéal pour une petite équipe) et au-delà de l'outil conversationnel (Réseau social d'entreprise et mode chat), vous pouvez attribuer des tâches, suivre l'état d'avancé d'un projet, développer une base de contacts via le CRM intégré, et créer votre propre site intranet, et votre base de connaissances Wiki (magique non ?).





Autre outil qui déploie un large effort au niveau marketing en ce moment, il s'agit de Microsoft Teams (payant bien sûr !). Pour les astuces sur Microsoft Teams veuillez consulter le blog de Maeva Chelly. Une autre alternative est Notion qui a une version gratuite en individuel ce qui vous permet de tester la solution et une version payante pour une équipe (prix raisonnable par personne). Notion réunit les options de documents, base wiki, projets et de données.




Et comment contribuer à la créativité à distance ?


A distance cela vous paraît mission impossible de développer la créativité notamment lors de réunions ? Connaissez-vous le processus de carte mentale (mind-mapping) ? Il existe des outils tels que Mindmeister ou Miro qui permettent d'effectuer comme sur un tableau blanc des dessins, de modifier et d'ajouter du contenu en temps réel en créant une carte mentale. Idéal pour un mode brainstorming à distance, plusieurs personnes pouvant ajouter et modifier en même temps du contenu.


Difficile d'être 100% exhaustif sur les outils mais vous trouverez ci-dessous des outils complémentaires pour envoi de fichiers volumineux, gestion de réunions etc...


Retrouvez l'ensemble de ces infographies dans la présentation "Téletravail ou full remote, la boîte à outils de l'assistant virtuel" disponible dans l'espace membre, documents partagés/Astuces bureautique.



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