Transformez votre messagerie Outlook en un véritable assistant !

Mis à jour : 1 nov. 2019

Première mission du matin voire même par anticipation dans le métro vérifier ses emails, un facteur chronophage. En moyenne, un salarié reçoit 93 emails par jour et en envoie 38. Sans parler, des personnes à 2 mètres de vous qui vous envoie un email pour vous demander votre agrafeuse…de quoi s'arracher votre crinière de licorne !


Voici quelques conseils pour gagner en zen attitude dans la gestion de votre boîte email.



Comment gérer de façon zen votre boîte email ?

Règle N°1 : Planifiez le traitement de vos emails


Chaque jour, planifiez des plages horaires ininterrompues pour traiter vos emails.


Idéalement programmez une vérification d'email le matin à votre arrivée pour traiter les demandes urgentes et une autre en début d'après-midi. Et, n'oubliez pas que pour les vraies demandes urgentes, de super outils existent : le bon vieux téléphone & la messagerie instantanée (ex : messenger, Skype, etc…). A chaque outil son usage, quitte à faire un rappel des règles d'usage de chaque outil à ses collaborateurs via l'infographie ci-dessous.

Kit Communication le Bon Outil pour la Bonne Communication (Pack Office avec Skype & Workplace en réseau social d'entreprise, mais idem pour Slack,Yammer...)

Vous l'aurez compris, la consultation systématique de tous vos emails est à proscrire. Il s'agit d'une distraction inutile tout comme de garder votre smatrphone personnel sur votre bureau et de consulter chaque notification du portable. A noter que pour le portable vous pouvez vous astreindre au même rituel, ne le consultez que deux à trois fois par jour sur votre journée de travail.


Néanmoins si vous souhaitez rester disponible a tout moment pour votre ou vos directeurs, vous pouvez paramétrer votre messagerie pour que les messages de certains expéditeurs émettent un signal sonore en créant une règle (Clic droit message- règle-créer une règle- cocher de "destinataire xx", "émettre un signal sonore"- ok). Pour le signal sonore plutôt que le traditionnel signal sonore de Windows que je trouve plutôt stressant, optez pour une alerte plus zen type "bol tibétain" ou une alerte discrète que vous téléchargez sur un site libre de droits (enregistrer cette nouvelle alarme sous le dossier windows media pour pouvoir la sélectionner dans vos paramètres pour votre règle d'alerte sonore). Autre option encore plus discrète que le signal sonore "Modifier le pointeur de la souris".




Comment éviter d'être distrait par les notifications d'arrivée d'email ?


Il suffit de paramétrer votre messagerie Outlook en supprimant la notification d'arrivée d'email, qui crée une interruption & source de stress inutile. (Fichier-options- Courrier-Réception des Messages-décocher "Afficher l'icône d'une enveloppe dans la barre des tâches" & "Emettre un signal sonore").


Règle N°2 Traitez rapidement vos emails avec la méthode CAP (Classer-Agir-Poubelle)


C comme Classer : L 'email contient des informations que vous devez conserver.


1.Classer par catégorie l'email. En amont créez des catégories pour classer vos emails dans votre boîte de réception (Clic droit sur l'email- Classer) (définir ses catégories en amont par code couleur). Classer par catégorie permet une meilleure organisation de votre boîte email.


2.Classement automatique de certains emails : Vous recevez des emails régulièrement type newsletter et ceux-ci ne nécessitent pas de traitement de votre part, ceux-ci peuvent être classés automatiquement dans le dossier d'archive dédié (ex : newsletter). Avec cette règle ils n'apparaîtront plus dans votre boîte de réception mais directement dans le dossier d'archive pré-sélectionné = désoncombrement de votre boite email garanti ! (Sélection message -Accueil- Règles- Créer une règle "Déplacer l'element vers le dossier" selectionner dossier...Ok).


A comme Agir : L'email nécessite une action.


  1. Soit une action de - 2 minutes (ex : réponse à une demande simple ex : envoi d'une référence de facture) = le faire immédiatement même si ce n'est pas urgent.

  2. Soit une action de + 2 minutes : Attribuez une catégorie, affectez une tâche de suivi, & une date butoir de réalisation (clic droit email "Classer" sélectionner la catégorie puis "Assurer un suivi" -choisir "aujourd'hui" ou "personnalisé" si autre date butoir de réalisation"). Votre tâche de suivi apparaîtra sur votre tableau de bord des tâches Outlook à réaliser. N'oubliez pas une fois la tâche réalisée de faire un clic droit sur le message - assurer un suivi - Marquer comme terminé.

P comme Poubelle : L'email ne nécessite pas d’action de votre part et il n’est pas en lien avec un objectif professionnel.


Un seul de ces cas vous autorise à supprimer directement cet email :


1.Les informations qu’il contient sont accessibles par ailleurs.


2.Vous n’avez pas en charge l'archivage ou sa conservation.


3. Vous n’aurez pas besoin de le relire.


Et pour tout email publicitaire récurrent et intempestif, une option en un clic pour ne plus recevoir ce type de spam n'hésitez pas à utiliser l'option " courrier indésirable" pour bloquer l'expéditeur (clic droit sur email courrier indésirable(bloquer l'expéditeur).


Et que faire des chaînes d'email ?


Autre astuce si vous recevez beaucoup de chaîne d'emails. Pour Outlook, une conversation est la chaîne complète de messages électronique incluant le premier message et toutes les réponses. Les messages d'une conversation ont toutes le même objet.


Le nettoyage de conversation évalue le contenu de chaque message dans la conversation. Si un message est complètement inclus dans l'une des réponses, le message précédent est supprimé (=désoncombrement de la boite email & lecture simplifiée des emails).


Comment supprimer les messages redondants d'une conversation ? Dans l'onglet "Accueil", cliquez sur l'icône avec l'enveloppe avec une croix et sélectionnez "Nettoyer la conversation".

Chaque jour, organisez et priorisez vos tâches. Transférez les dans votre agenda pour les planifier et les réaliser. Ne conserver dans votre boîte email que les emails à traiter.

Comment traiter des emails récurrents ?

Dans notre quotidien d'assistante, il y a beaucoup de demandes récurrentes et quand on envoie des emails on envoie souvent les mêmes trames d'emails que ce soit en interne pour l'envoi d'une facture ou d'un bon de commande à notre service comptabilité fournisseur, ou pour la demande de réservation d'un hôtel.


Autant Gmail avec son intelligence artificielle détecte avec son écriture intuitive vos emails type et autant Outlook n'a pas cette option mais il y a un moyen de contourner le problème non pas avec un modèle d'email classique mais via l'option de signature d'email…


Oui l'option que vous utilisez normalement pour personnaliser votre signature d'email. Sachez qu'il n'y a pas de limite de caractère pour votre signature email donc vous pouvez aussi paramétrer vos templates d'emails via cette option et les retrouver en un clic pour votre nouvel email - plus rapide que de retrouver le template ou de faire un copier coller.


Comment créer ces signatures automatiques ?


1.Créez votre email type (exemple ci-dessous réservation de chambre d’hôtel).

Copiez le modèle en incluant votre signature habituelle & formule de politesse.

Exemple de template demande récurrente outlook

Dans l'email sélectionnez l'icône "une signature" & sélectionnez "Signatures" & "Nouveau" Nommez votre signature & Collez votre template.


Vous pourrez désormais utiliser pour votre demande récurrente votre signature automatique. Vous pourrez la retrouver par l’onglet « Une Signature » dans tout nouvel email.



Comment créez un raccourci pour envoyer un email à un ou des correspondants précis (par exemple votre équipe).


Vous écrivez souvent aux mêmes personnes ? Grâce aux Actions rapides d'Outlook, vous pouvez définir des raccourcis clavier pour ouvrir des nouveaux messages avec les destinataires déjà renseignés.


Sur l'onglet Accueil, cliquez sur la petite flèche en bas à droite de la rubrique Actions rapides.



Nouveau puis sur Nouveau message à



Donnez un nom à votre étape rapide : Nouveau message à "Team" par exemple.


Dans le champ A, saisissez les adresses email des destinataires. Options. Déroulez la liste Touches de

raccourci et sélectionnez le raccourci clavier à utiliser pour lancer votre action rapide, Ex :Ctrl + MAJ + 1.

Cliquez sur Enregistrer puis sur OK.


Désormais, il vous suffit de presser simultanément sur les touches Ctrl, Maj et 1 pour ouvrir un nouveau

message où le nom du destinataire est déjà renseigné.


Comment faire un suivi efficace des emails en attente de réponse avec un rappel automatique pour les destinataires ?


Souvent on nous demande de faire des compilations de données en sollicitant nos équipes ce qui implique que vous attendez une réponse avec une date butoir précise. Et inutile de dire que vous n'aimez pas jouer le rôle de gendarme avec des piqûres de rappel règulière.


Voici une astuce pour un rappel automatique de la deadline a vos destinataires, je l'ai testé dans le cadre d'une enquête et j'ai été bluffé par le taux de feedback (98%).


Non seulement vous paramétrez pour vous même le rappel de cette tâche de suivi en indiquant une date d'échéance et une date de rappel mais idem pour vos destinataires.


Email –Assurer un suivi- «Mon indicateur(=mon suivi affecte dans mes tâches un suivi) date de début-échéance-rappel) – Indicateur pour le destinataire cocher « Rappel » et sélectionner date de rappel- Ok).




J'espère que l'ensemble de ces conseils vous aideront à gagner en efficacité au quotidien. J'ai partagé l'ensemble de ces astuces lors d'un atelier auprès de ma communauté d'assistantes.
Je vous encourage à faire de même & a partager vos bonnes pratiques a vos pairs auprès de vos équipes.
La Magie c'est vous, faites rayonner votre communauté !
A vous de jouer pour transformer Outlook en votre véritable assistant personnel !



Retrouvez l'ensemble de ces astuces dans une présentation disponible pour les membres menu fichier partagés astuces bureautique.



A vous de jouer pour gagner en efficacité au quotidien en appliquant ces astuces.


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