Transformez-vous en une Assistante 2.0 !

Mis à jour : 31 oct. 2019

Comment révolutionner son quotidien et celui de ses collaborateurs en adoptant les bonnes pratiques collaboratives pour un gain de temps et d'efficacité ?


Lors du déploiement de nouveaux outils collaboratifs, cela implique de combattre nos "démons interne", la résistance au changement, combattre nos vieilles habitudes, passer de l'ère ou chacun gardait précieusement ces documents, à l'ère du partage et du collaboratif.




Comment Gagner du Temps en combattant nos "monstres internes" tueurs de temps ?


On peut identifier, 3 sortes de "Monstres", qui sont nos "voleurs de temps" :


· "Copie Cachée" : Son crime -> Il écrit de longs emails et en copie la terre entière. Il exaspère ses collègues qui ne lisent même plus ses emails. Il choisit seulement l'email au détriment d'autres moyens de communication plus appropriés.


· "Mon Précieux" : Son crime -> Il garde tout pour lui dans "Mes Documents" ou sous clés USB. Il conserve aussi un nombre considérable de versions de fichiers. Il a des difficultés à partager ses documents.


· "Résistance" : Son crime -> Ne pas vouloir changer ses habitudes et il a du mal à collaborer et préfère travailler seul. Son leitmotiv "c'était mieux avant".







Il est temps de combattre ces monstres, et de se transformer en une assistante collaborative rompue à l'ère digitale, une vraie assistante 2.0 !



Pour combattre les monstres "Copie Cachée" et "Résistance" il faut choisir le bon outil pour la bonne communication.


- Vous avez besoin d'une information rapide ? Optez pour le téléphone, la messagerie instantanée (Skype, WhatsApp, ou SMS...).


- Pour tout échange formel en externe ou pour toute action qui nécessite un délai de réflexion, un délai de réalisation, privilégier l'email.


- Dans le cadre d'échanges avec votre équipe ou pour un projet créez un groupe dédié dans votre RSE (Réseau social d'entreprise ex : Yammer, Workplace, Slack). Dans ce groupe, partagez les informations utiles à l'équipe, les bonnes pratiques, l'agenda de l'équipe et bonus vous partagez les moments forts de l'équipe (photos, vidéos, teambuilding) - sans encombrer la boîte mail de vos collaborateurs - tout ce qui concerne l'équipe est regroupé dans une seule & unique plateforme.


Vous pensez en tant qu'assistante ne pas avoir de "projets" ? Et, que faites-vous des séminaires ? C'est l'occasion idéale pour gérer votre séminaire via un groupe dédié dans votre RSE. La règle d'or est que toutes les communications sont orchestrées dans ce groupe (avant-pendant après le séminaire), cela vous évitera un encombrement de votre email avec les mêmes requêtes (j'ai testé la formule avec succès a plusieurs reprises !). A noter que pour les membres du blog j'ai mis à disposition un tutoriel sur l'animation d'un séminaire via un RSE (Chemin d'accès/Membres/Fichiers partagés/Séminaire).

Autre alternative, si vous n'avez pas de RSE (réseau social d'entreprise) mais que vous avez la licence Microsoft Office vous pouvez utiliser l'option "Groupe" d'Outlook & créer un groupe pour votre équipe ou votre projet - bonus vous avez toutes les fonctionnalités d'Office dans ce groupe (calendrier partagé, bibliothèque de documents partagés sous OneDrive, ...).


Cette option est pratique quand vous avez une équipe locale & a distance (multisites). J'ai été assistante d'une équipe de 40 personnes dont 20 personnes étaient localisées sur d'autres sites. Il est évident qu'on avait besoin d'un groupe équipe et d'une bibliothèque de documents partagés et qu'il n'était pas simple de créer un réseau partagé pour cet usage vu la multiplicité des sites. J'ai donc créé un groupe sous Outlook pour notre équipe, et j'ai créé une bibliothèque avec les comptes-rendus des réunions, mais aussi une bibliothèque d'images utiles pour les présentations PPT que tout le monde peut enrichir. Il est aussi possible d'utiliser le OneNote partagé pour vos comptes-rendus de réunions d'équipe et le contenu est disponible immédiatement dans votre groupe équipe. A noter que j'ai utilisé cette option avant le déploiement de nos réseaux sociaux d'entreprise.


Groupe Outlook avec Documents/Bloc note OneNote Possibilité de mettre une actualité en page principale du groupe

Et pour les inconditionnels des outils Microsoft, un des derniers outils déployés est "Teams" à peu près les mêmes options que "Groupe" mais avec en supplément l'option téléphonie intégrée (visio-conférences & réunions d'équipe a distance). C'est un peu un outil tout en un. Je n'ai pas testé cet outil car en interne on a privilégié l'utilisation de l'outil SKYPE avec notre RSE & OneDrive. Teams est sûrement plus adapté pour des organisations de taille moyenne qui n'ont pas déployé de RSE & SKYPE.



- Pour tout ce qui est relatif à l'entreprise et la communauté interne un seul outil pour désencombrer la boîte email votre RSE (réseau social d'entreprise) - c'est l'espace collaboratif par excellence ou les actualités de l'entreprise sont partagées, ou vous pouvez échanger vos bonnes pratiques auprès de la communauté d'assistantes dans un groupe "assistantes" dédié. J'ai créé un groupe "Assistantes" sur Yammer puis Workplace lors du déploiement de ces deux RSE et le groupe assistantes est un des plus dynamique en termes de partage et de contenus, on a créé une communauté d'entraide, avec les bons plans au niveau lieux évènementiels etc...



Le bon réflexe consultez le matin à son arrivée votre RSE pour se tenir au courant des actualités et les partager en un clic dans votre groupe RSE équipe - vous avouerez que c'est bien plus rapide que de faire un email avec un partage de lien, ou de télécharger des fichiers pour les transmettre par email ! Devenez l'ambassadrice des bonnes pratiques digitales.


Découvrez comment gagner du temps avec le kit usage collaboratif



En tant qu'assistante on vous demande régulièrement de consolider des fichiers auprès de plusieurs collaborateurs et votre boite email est remplie de versions de fichiers qu'il faut consolider. Inutile de dire que toute le monde perd du temps à travailler sur sa version de fichier et que c'est un casse-tête pour la personne qui consolide de s'y retrouver.






Comment gagner du temps ? Il suffit que tout le monde travaille sur le même fichier disponible sur le cloud, tout le monde peut modifier le document ou apporter ses commentaires, et cela évite des allers-retours de fichiers avec les mêmes commentaires. Cela désencombre le volume de votre boite email (il suffit d'envoyer un lien avec le fichier sur le cloud) et chacun est responsable des modifications.

Pourquoi le cloud ? Et c'est quoi ce nuage ?



On entend beaucoup parler du terme "cloud" sans en connaître réellement sa définition. En gros, vos données sont sauvegardées sur des serveurs distants ultra sécurisés, a l'abri de tout crash de votre disque dur, de clé USB corrompue ou de virus. L'avantage de sauvegarder c'est que vos données sont disponible à tout moment depuis n'importe quel support (votre pc du bureau, smartphone, et même chez vous sans accès VPN). Certes vous ne rêvez pas d'être constamment connecté, mais en cas d'intempérie imprévue (ex: neige) et que vous n'avez pas votre pc de bureau pour un télétravail exceptionnel, vous serez soulagé d'avoir tout sauvegardé sur le cloud & en pleine capacité d'être aussi performant qu'au bureau.



Comment enregistrer vos documents sur le cloud ?


Si vous avez une licence Microsoft, vous enregistrez tous vos documents du pack office sous OneDrive. Pas de panique pour ceux qui n'ont pas la licence Microsoft - Google Drive a les même fonctionnalités et bonus c'est gratuit. Il suffit juste d'avoir un compte Google. Ces deux solutions permettent de partager vos documents et de modifier le même document à plusieurs en même temps.


Avantage aussi non négligeable tous vos documents sont sauvegardés automatiquement ce qui garantit que toutes les personnes ayant accès au document travaillent bien sur la dernière version.


Vous êtes un control freak et vous avez peur des erreurs ? Sachez qu'il est possible de paramétrer le lien de partage (autorisation de modification/date d'expiration/définition de mot de passe) . Il est également possible de récupérer une version antérieure du document en cas de fausse manipulation.


Concrètement comment faire ? Petit mode d'emploi sous Office 365 dans l'infographie ci-dessous.


Et pourquoi pas la création d'un portail collaboratif pour votre communauté ?


Si vous avez un volume de documents conséquent qui nécessitent d'être partagés au sein d'une communauté. Par exemple que ce soit pour votre équipe ou pour votre réseau d'assistantes vous pouvez envisager la création d'un portail collaboratif type SharePoint.


Cela fonctionne comme un intranet avec une bibliothèque de contenus. Cette option nécessite l'appui de votre équipe informatique contrairement aux autres options précitées (OneDrive ou Groupe Outlook). Il nécessite l'accord de la direction car cela implique un budget.Il faudra également constituer un cahier des charges de votre site SharePoint (considérez le comme un site internet) et une arborescence de l'ensemble des documents ou liens de documents qui devront alimenter ce site. Il faut aussi administrer le site et le mettre a jour régulièrement. Ce type de site demande beaucoup plus de travail de gestion sauf si tous les membres le mettent a jour régulièrement. Tout dépend de la taille du site et du contenu mais sa mise en place peut prendre plusieurs mois vs quelques minutes pour les autres options !


Voici l'exemple de site SharePoint que j'ai mis en place pour la communauté d'assistantes.

Bel@ssitant Network_Portail Collaboratif SharePoint

Voici le tutoriel vidéo associé a cet article




L'ensemble de ces conseils sont regroupés dans une présentation regroupant les infographies (de meilleure qualité sous le fichier PDF). Cette présentation est disponible uniquement pour les membres du blog, dans le menu "Membres- Partage de fichiers" et sous le dossier "Astuces Bureautique".



Et pour en en savoir plus voici des tutoriels :


- OneDrive pour la sauvegarde, le partage de documents :

-Option Groupe Outlook tutoriel sur création de votre groupe :



- Réseau social d'entreprise les bonnes pratiques




N'hésitez pas a commenter, partager, liker cet article, La Magie c'est Vous !


#Magic Tools#outils collaboratifs assistantes#assistante digitale#assistante 2.0#

137 vues
This site was designed with the
.com
website builder. Create your website today.
Start Now